Noark 5

Standard for elektronisk arkiv

 


 

 

Versjon 2.0

INNHOLD

1             Innledning.. 9

1.1         Historikk. 9

1.2         Bakgrunn for prosjektet 9

1.3         Prosjektorganisering. 10

1.4         Kravtyper i Noark 5. 11

1.5         Forholdet til nordisk standardiseringsarbeid. 12

1.6         Forholdet til internasjonalt standardiseringsarbeid. 12

2             Juridiske rammebetingelser.. 14

2.1         Innledning. 14

2.2         Forholdet til forvaltningens arkivfunksjon. 14

2.3         Lov- og regelverk. 15

2.4         Arkivloven med forskrifter. 16

2.4.1     Arkivdanning. 16

2.4.2     Arkiveringsplikt og arkivbegrensning. 17

2.4.3     Journalføringsplikt 17

2.4.4     Kassasjon og sletting. 17

2.5         Offentleglova. 18

2.6         Forvaltningsloven. 18

2.6.1     eForvaltningsforskriften. 19

2.7         Personopplysningsloven. 19

2.8         Lov om elektronisk signatur. 20

2.9         Sikkerhetsloven. 20

2.10       Beskyttelsesinstruksen. 21

3             Noark 5: Nasjonal standard for arkivdanning.. 22

3.1         Bruksområder for Noark 5. 22

3.2         Oppbygging av kravstrukturen i Noark 5. 22

3.3         Overgang fra Noark-4 til Noark 5. 24

3.4         Vedlikehold av Noark 5. 25

3.5         Noark 5: Aktuell for privat og offentlig sektor. 25

3.6         Arkivdanning som del av verdiskapningen. 26

4             Innledning om indre og ytre kjerne.. 29

4.1         Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett 29

4.1.1     Krav til moduler i Noark 5 indre kjerne. 29

4.1.2     Krav til moduler i Noark 5 ytre kjerne. 30

4.1.3     Noark 5 komplett 30

4.2         Arkivstrukturen. 32

4.3         Metadata. 33

4.4         Forholdet til Noark-4 og MoReq2. 35

5             Noark 5 indre kjerne.. 36

5.1         Arkivstrukturen. 36

5.2         Arkiv og Arkivdel 40

5.2.1     Arkiv. 42

5.2.2     Underarkiv. 44

5.2.3     Arkivdel 45

5.3         Klassifikasjonssystem og Klasse. 48

5.4         Mappe. 55

5.5         Registrering. 62

5.6         Dokumentbeskrivelse og Dokumentobjekt 69

5.7         Fellesfunksjonalitet til arkivstrukturen. 75

5.7.1     Nøkkelord. 75

5.7.2     Kryssreferanse. 76

5.7.3     Merknad. 79

5.8         Dokumentfangst 81

5.9         Gjenfinning. 83

5.10       Bevaring og kassasjon. 84

5.11       Periodisering. 91

5.12       Avlevering. 94

5.13       Administrasjon av kjernen. 101

5.13.1        Konvertering til arkivformat 102

5.13.2        Sletting av versjoner, varianter og formater 104

6             Noark 5 ytre kjerne.. 106

6.1         Krav til frysing av metadata og dokument 107

6.2         Saksbehandling. 112

6.2.1     Generelle krav til saksbehandling. 113

6.2.2     Saksfordeling. 113

6.2.3     Oppsplitting og sammenslåing av mapper, flytting av registreringer 113

6.2.4     Avskrivning. 114

6.2.5     Sakspart 116

6.2.6     Presedens. 117

6.3         Elektronisk kommunikasjon. 120

6.3.1     E-post 120

6.3.2     Kryptering og elektronisk signatur 120

6.3.3     Masseimport 123

6.3.4     Elektroniske skjema for utfylling over Internett 125

6.3.5     Elektronisk dokumentutveksling. 127

6.3.6     Migrering mellom Noark-løsninger 128

6.4         Møte- og utvalgsbehandling. 129

6.5         Rapportering og statistikker. 134

6.5.1     Arkivoversikt 134

6.5.2     Offentlig journal 136

6.5.3     Løpende journal 139

6.5.4     Restanseliste. 142

6.5.5     Forfallsliste. 144

6.5.6     Avgraderingsliste. 146

6.5.7     Kassasjonsliste. 147

6.5.8     Liste for bortsetting, avlevering og overføring. 148

6.6         Sikkerhet og tilgangsstyring. 150

6.6.1     Skjerming. 153

6.7         Administrativ oppbygging. 158

6.8         Brukeradministrasjon. 159

6.9         Roller og tilknyttede rettigheter. 160

6.10       Bruksfunksjonalitet 161

7             Saksbehandlingsløsninger.. 163

7.1         Krav til adresseregister i saksbehandlingsløsningen. 163

7.2         Krav til saksoppfølging i saksbehandlingsløsningen. 163

7.3         Dokumentproduksjon. 163

7.4         Dokumentmaler. 166

7.5         Saks- og dokumenthistorikk. 167

7.6         Dokumentflyt 168

7.7         Arbeidsflyt 170

8             E-postløsninger.. 173

8.1         Overordnet e-postfunksjonalitet 174

8.2         Ekspedering av e-post som saksdokument 177

8.3         Ekspedering av saksdokument per e-post 177

8.3.1     Ekspederingskontroll 179

8.3.2     Formatering av saksdokumenter sendt per e-post 180

8.4         Registrering av saksdokumenter mottatt per e-post 180

8.5         Send kopi av saksdokumenter per e-post 182

8.6         Sikkerhetshåndtering av e-post 182

8.6.1     Sikkerhetshåndtering av inn- og utgående e-post 183

8.6.1.1       Tidsstempling av e-post 184

8.6.1.2       Ikke-benekting ved bruk av e-post 184

8.6.2     Krav til konfidensialitet 185

8.6.3     Kryptering av e-post 185

8.6.4     Integritetssikring ved elektronisk signering. 186

9             Møte- og utvalgsløsninger.. 188

9.1         Funksjonell beskrivelse. 188

9.1.1     Begreper i møtebehandlingen. 188

9.1.2     Informasjonselementer i møtebehandlingen. 190

9.2         Generelle krav. 192

9.3         Møtesakstyper. 192

9.3.1     Administrativ sak. 192

9.3.2     Uregistrert sak. 192

9.4         Utvidet møtebehandling. 192

9.4.1     Administrere beslutningsorgan. 192

9.4.2     Forberede møte. 194

9.4.3     Selve møtet 194

9.4.4     Etter møtet 195

9.4.5     Administrasjon av møtebehandlingen. 195

9.5         Forholdet til Noark-4. 197

10          Statistikker.. 198