Noark 5

Standard for elektronisk arkiv

Ver 1.2

INNHOLD

1Innledning

1.1Historikk

Noark er en forkortelse for Norsk arkivstandard. Noark ble utarbeidet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i statsforvaltningen i 1984, og den etablerte seg raskt som de facto standard. Standarden ble videreutviklet med nye rapporter i 1987 (Noark-2) og 1994 (Noark-3). Videreutviklingen omfattet dels modernisering i tråd med den teknologiske utviklingen, dels utvidelser i systemenes informasjonsinnhold og funksjonalitet.

I 1995 ble det utarbeidet en tilsvarende kravspesifikasjon for kommunal sektor, Koark. Koark bygde på samme prinsipper som Noark, men hadde en del tillegg spesielt tilpasset kommunens behov, som f. eks. politisk saksbehandling.

Noark-4, som kom i 1999, inkluderte spesifikasjonene i Koark og ble en felles standard for offentlig forvaltning. Noark-4 førte standarden et langt skritt videre ved å spesifisere et fullstendig elektronisk arkivsystem, integrert med e-post og generelle saksbehandlingssystemer. Noark 5 viderefører prinsippene fra Noark-4.

Da arkivforskriften trådte i kraft 1. januar 1999, ble det obligatorisk for offentlig forvaltning å benytte et Noark-basert system, som Riksarkivaren har godkjent, for elektronisk journalføring. Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering av saksdokumenter, at journalføring av elektroniske saksdokumenter som hovedregel skal skje i et system som følger kravene i Noark-standarden og er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter skal systemet tilfredsstille kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden, og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

1.2Bakgrunn for prosjektet

Etter at Noark-4 kom i 1999, har det skjedd relativt store endringer på flere fronter; organisatorisk, arbeids- og samhandlingsmessig og teknologisk.

Det er mange årsaker til at arbeidet med Noark 5 ble påbegynt, men en av de viktigste faktorene var et sterkt påtrykk både fra forvaltningen og leverandørene for å få til gode løsninger for integreringen mellom Noark-baserte system og fagsystem.

Samtidig har det siden 1999 blitt utformet nasjonale og internasjonale standarder som har relevans for elektronisk journalføring og arkivering. Disse områdene er ikke i tilstrekkelig grad dekket i Noark-4.

Riksarkivaren så det derfor som nødvendig å etablere et prosjekt for å utarbeide en standard som dekker disse områdene opp til et nivå som sikrer at alle dokumenter og transaksjoner blir håndtert i tråd med arkivloven. Prosjektet ble etablert i september 2005.

1.3Prosjektorganisering

Prosjektet har bestått av en styringsgruppe, en prosjektgruppe og flere referansergrupper.

Prosjektleder har vært Anne Mette Dørum, Riksarkivet

Styringsgruppen har bestått av:

• Ivar Fonnes, Riksarkivet (leder)

• Trond Sirevåg, Riksarkivet

• Ingvar Engen, Kultur- og kirkedepartementet

• Katarina de Brisis, Moderniseringsdepartementet (september 2005–september 2006)

• Henrik Linnestad, Fornyings- og administrasjonsdepartementet (september 2006–mars 2007)

• Christer Gundersen, Kommunenes sentralforbund (september 2005–september 2006) og Fornyings- og administrasjonsdepartementet (mars 2007–mai 2007)

• Kristian Bergem, Fornyings- og administrasjonsdepartementet (fra mai 2007)

• Line Richardsen, Kommunenes sentralforbund (fra september 2006)

• Anne Mette Dørum (prosjektleder og sekretær i styringsgruppen)

Prosjektgruppen har bestått av:

• Herbjørn Andresen, Avdeling for forvaltningsinformatikk, Universitetet i Oslo (fra november 2006),

• Martin Bould, Riksarkivet (til november 2006)

• Tor Anton Gaarder (fra januar 2007)

• Jon Atle Haugen, Riksarkivet

• Synnøve Hellevik, Riksarkivet (til februar 2008)

• Øivind Kruse (fra januar 2007)

• Anthony Lærdahl, Riksarkivet (til juni 2007)

• Birgitte Olafsen, Riksarkivet (til desember 2006)

• Petter Svendsen, Riksarkivet

Arbeidsgruppen som har arbeidet med kapitlet om møtebehandling har bestått av:

• Kari Remseth, Interkommunalt arkiv Trøndelag (gruppens leder)

• Elin Harder, Direktoratet for naturforvaltning.

• Jan Tore Helle, Interkommunalt arkiv Hordaland.

• Rolf Petter Waage, Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal.

• Astrid Øksenvåg, Kommunenes Sentralforbund.

• Ståle Prestøy, Interkommunalt arkiv Trøndelag (gruppens sekretær)

Referansegruppen har bestått av mange aktører fra privat og offentlig sektor.

Konkrete problemstillinger knyttet til personvernspørsmål har vært diskutert med Datatilsynet ved behov. Tilsvarende har konkrete problemstillinger knyttet til sikkerhetsspørsmål vært diskutert med Nasjonal sikkerhetsmyndighet ved behov. Norsk presseforbund har også vært kontaktet ved behov.

En særlig takk rettes til innleid konsulent Paul Hoseth, Mesan AS som med stor tålmodighet og uvurderlig kompetanse har hjulpet prosjektet til å realisere visjonen om en Noark 5-kjerne.

Takkes skal også Heidi Einarsen, Riksarkivet, for en betydelig skriveinnsats i sluttspurten.

1.4Utforming av standarden

Noark-5 stiller krav til arkivstruktur, metadata og funksjonalitet, men ikke krav til hvordan dette faktisk skal løses i systemutviklingen. Noark-5 definerer derfor ikke et system, men legger til rette for ulike løsninger.

For deponering, avlevering og migrering er kravene sterkere. Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, og utrekket skal ha en definert struktur.

Beskrivelse av rutiner eller hvordan forskjellige krav kan oppfylles, inngår ikke i standarden. Der det er nødvendig for forståelsen av kravene, er det likevel tatt inn en del innledende tekst foran kravtabellene. Alle gjeldende krav framgår av kravtabellene. Kravtabellene er satt opp på denne måten:

Krav.nr.: Kravnummereringen er inndelt i <kapittelnr> . <løpenummer innen kapittel>
(4.11 betyr f. eks. kapittel 4, krav nr 11).

<hva det stilles krav til>: Dette angir området det stilles krav til i tabellen

Type: Angir type krav. Her brukes:

O (Obligatorisk),

A (Anbefalt),

BO (Betinget obligatorisk hvis man ønsker å tilfredsstille et anbefalt krav) og

BA (Betinget anbefalt hvis man ønsker å tilfredsstille et anbefalt krav)

Merknad: Angir eventuelle merknader til kravet

1.5Forholdet til nordisk standardiseringsarbeid

Prosjektet har hele tiden holdt løpende kontakt med miljøer som arbeider med nasjonalt standardiseringsarbeid, så som Standardiseringsrådet, Semantikkregisteret for elektronisk samhandling (SERES), Koordineringsorganet for eForvaltning (KoeF) og arbeidene med åpne standarder samt elektronisk signatur og identifikasjon.

Flere norske arbeider er hensyntatt ved utforming av krav. Disse er bl.a.:

• Kravspesifikasjon for PKI i offentlig sektor

• ELMER 2 – Retningslinjer for brukergrensesnitt i offentlige skjemaer på Internett

• Forslag til strategi for bruk av eID og e-signatur i offentlig sektor

• St.meld. nr 17 (2006-2007) Eit informasjonssamfunn for alle

• Felles IKT-arkitektur i offentlig sektor

Prosjektet har hatt interessante og givende utvekslinger av synspunkter og erfaringer med FESD-prosjektet (Fælles systemer til elektronisk sags- og dokumenthåndtering i den offentlige sektor) i Danmark. FESD-prosjektet har etablert en felles teknisk standard for arkiv- og saksbehandlingsystem, basert på Noark-4.

I Sverige har prosjektet Långsiktigt Digitalt Bevarande (LDB) være en viktig kilde til innspill ved utforming av Noark 5-kravene til avlevering.

Fra Finland har prosjektet hentet erfaringer fra Sähke-prosjektet, som er et prosjekt som bl.a. arbeider med langtidsbevaring av elektroniske dokumenter.

1.6Forholdet til internasjonalt standardiseringsarbeid

I arbeidet med Noark 5 er det tatt utgangspunkt i internasjonale standarder som er relevante. Dette er bl.a.:

• ISO 15489-1 og 2: 2001 Information and documentation - Records management (Part 1: General, Part 2: Guidelines). Dette er en internasjonal standard for arkivdanning.
  
  

• MoReq - Model Requirements for the management of electronic records (EU-kommisjonen 2002). Dette er en EU-standard for arkivdanning basert på ISO 15489. I februar 2008 kom MoReq2.
  
  

• ISO 23081-1: 2004 Information and documentation - Records management processes - Metadata for Records. Dette er en internasjonal standard for internasjonal standard for metadata for arkivdokumenter.
  
  

• ISO 14721: 2002 Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS). Dette er en ISO-standard for bevaring av arkiv.
  
  

• Data Dictionary for Preservation Metadata: Final Report of the PREMIS Working Group (OCLC og RLG 2005). PREMIS står for Preservation Metadata: Implementation Strategies. PREMIS Working Group beskriver en modell - en kjerne av metadata – som kan brukes til all digital bevaring, uavhengig av type dokumenter eller bevaringsstrategier.
  
  

De internasjonale standardene for arkivdanning og arkivdepot er direkte knyttet til Noark 5 i den forstand at der kravene i standardene har hatt sterk relevans for norske forhold, har vi brukt kravene tilnærmet direkte oversatt. Der relevansen har vært svakere, har vi sørget for at kravformuleringene i Noark 5 har tatt hensyn til kravene så langt det har vært mulig, gitt spesielle hensyn knyttet til norsk forvaltningspraksis og rett.

Prosjektleder har i løpet av prosjektperioden deltatt i arbeidet med utviklingen av Moreq2, som deltaker i Editorial Board. For å sikre at Noark 5 er i tråd med MoReq2, har prosjektet i hovedsak forholdt seg til MoReq2 sine kravsett, etter hvert som de har blitt ferdige.

Flere av prosjektdeltakerne har deltatt i et internasjonalt utdanningsopplegg, som er en oppfølging av rapporten fra PREMIS Working Group.

2Juridiske rammebetingelser

2.1Innledning

Et journal- og arkivsystem må være i tråd med de krav som stilles i lov og regelverk. I dette kapitlet behandles de generelle lovkrav som et Noark 5-basert system skal kunne etterleve. Med den generelle lovgivning forstås her spesielt forvaltnings-, offentlighets-, arkiv-, og personvernlovgivningen, men annen spesiell lovgivning kan også komme til anvendelse.

Noark 5 skal understøtte at den enkelte organisasjon smidig og effektivt kan ivareta den generelle lovgivningen, men det er også viktig at organisasjonen er oppmerksom på annen spesiell lovgivning som kan ha betydning for arkivet. Annet regelverk kan berøre arkivmessige forhold, og disse vil i visse sammenhenger ha konsekvenser for arkivarbeidet i den offentlige forvaltning.

De mest sentrale juridiske rammebetingelsene for Noark 5-standarden finnes i følgende lov- og regelverk:

• Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven).

• Forskrift av 11.desember 1998 nr 1193 om offentlige arkiver (arkivforskriften).

• Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (Riksarkivarens bestemmelser for offentlige arkiver)

• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)

• Forskrift av 25. juni 2004 nr. 988 om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eForvaltningsforskriften).

• Lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), som erstatter Lov av 19. september 1970 nr. 69 om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven).

• Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplyninger (personopplysningsloven).

• Forskrift av 15. desember 2000 nr. 1265 om behandling av personopplysninger (personopplysningsforskriften).

• Lov av 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (esignaturloven).

• Lov av 20. mars 1998 nr. 10 om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven).

• Instruks av 17. mars 1972 nr. 3352 for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen)

2.2Forholdet til forvaltningens arkivfunksjon

Et arkivsystem er et redskap for å ivareta arkivfunksjonen til en virksomhet. For Noark dreier det seg i særlig grad om arkivfunksjonen i den offentlige forvaltning, og spesifikasjonene må derfor være tilpasset de rammer og krav som gjelder for denne.

Arkivfunksjonen i offentlig forvaltning består i å holde oversikt over dokumenter til

behandling (saksdokumenter), plassere dokumentene i deres behandlingsmessige

sammenheng (saker), fordele dokumenter til behandlingsleddet, drive oppfølging overfor behandlingsleddet, arkivere dokumenter som er behandlet, besvare interne og eksterne forespørsler om behandlingsstatus og om innhold i dokumenter, søke/hente fram dokumenter på forespørsel, låne ut dokumenter eller distribuere kopier etc. Videre skal det arkiverte materialet etter en del år settes bort og senere avleveres til et arkivdepot som dokumentasjon av den virksomhet hvor det i sin tid oppstod.

Journal- og arkivfunksjonaliteten skal være arbeidsredskap for alle deler av arkivfunksjonen. For organet som helhet vil ofte journal- og arkivfunksjonaliteten være integrert i et omkringliggende saksbehandlingssystem eller fagsystem. Journal- og arkivfunksjonaliteten skal dels benyttes til å registrere og arkivere dokumenter og annen informasjon, dels til å søke og hente fram denne informasjonen og distribuere den. Løsningen må naturligvis utformes slik at det best mulig dekker de oppgaver som inngår både i arkivfunksjonen og i organets samlede dokumenthåndtering. Samtidig må det tas hensyn til en del grunnleggende rammer som er gitt gjennom lov- og regelverk, herunder definisjonen av hva slags dokumenter arkivet skal omfatte. Og systemet må legge forholdene til rette for en tilfredsstillende kvalitetssikring i arkivfunksjonen.

2.3Lov- og regelverk

Regelverket bidrar til å sikre dokumentasjon av forvaltningens disposisjoner og vedtak, dels for forvaltningsmessige og rettslige formål, dels for ettertidens kunnskap og forskningsformål. Sentrale bestemmelser gjelder plikten til å holde arkiv, organisering av arkivfunksjonen, hva slags materiale som hører hjemme i arkivet, hva som skal bevares for ettertiden og hvordan det skal oppbevares. Men det er også gitt forholdsvis detaljerte bestemmelser om arkivrutiner, bl.a. knyttet til dokumentbehandling, journalføring, utlån, bortsetting av eldre materiale og avlevering til arkivdepot.

Det er imidlertid ikke bare arkivregelverket og arkivloven som berører arkivfunksjonene. Flere andre lover og bestemmelser må også tas i betraktning. Det gjelder i særlig grad offentlighetsloven som har betydning for journalføring, framlegging av offentlig journal og skjerming av informasjon. Forvaltningsloven gir generelle regler om saksbehandling, samt spesialiserte bestemmelser om taushetsplikt og partsoffentlighet. Det er viktig å være oppmerksom på eForvaltningsforskriften, som er hjemlet i esignaturloven og forvaltningsloven. Denne forskriften gir mer spesifikke regler om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen. Personopplysningsloven og forskriften til denne (personopplysningsforskriften) regulerer behandling av personopplysninger.

Det er også nødvendig å ta i betraktning de skrevne og uskrevne regler som man legger i begrepet god forvaltningsskikk. Dette omfatter stikkord som likebehandling (presedens), fullstendig beslutningsgrunnlag, at henvendelser til forvaltningen krever svar innen rimelig tid (jf. restansekontroll) osv.

Av spesiell lovgivning kan nevnes sikkerhetsloven og beskyttelsesinstruksen som gir bestemmelser om informasjon som må beskyttes av hensyn til rikets sikkerhet eller av andre grunner. En annen lov er esignaturloven som sikrer bruk av kvalifisert elektronisk signatur ved elektronisk kommunikasjon i forvaltningen.

Noark 5 skal støtte opp under arkivfunksjoner som ligger innenfor regelverkets rammer, og den skal unnlate å bygge inn funksjonalitet som ikke er tillatt. Innenfor de ulike områdene er det i det følgende angitt en rekke eksempler på krav som standarden skal oppfylle. Det understrekes at disse eksemplene ikke uttømmende beskriver lovkravene på de enkelte lovgivningsområde, men er ment som illustrerende eksempler.

2.4Arkivloven med forskrifter

Forvaltningens arkivfunksjon har i lang tid vært regulert gjennom et eget regelverk. Lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) trådte i kraft 1.januar 1999. Samtidig trådte forskrift av 11. desember 1998 nr. 1193 om offentlige arkiver (arkivforskriften) i kraft. Forskrift av 1.desember 1999 nr 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (behandling av offentlige arkiver) kom som et resultat av behovet for ytterligere regulering blant annet for å regulere elektronisk arkivering av arkivmateriale. Sammen utgjør arkivloven, arkivforskriften og forskrift om behandling av offentlige arkiver kjernen i det regelverket som regulerer håndtering av offentlige arkiver.

Arkivloven gir en del overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv og spesielt om arkiv i offentlig forvaltning. Bestemmelsene gjelder, med få unntak jf. arkivloven § 5, for all virksomhet som utøves av den offentlige forvaltning.

Formålet med arkivloven er å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneholder rettslige eller viktig forvaltningsmessig informasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden, jf. arkivloven § 1. Videre fastsetter arkivloven i § 6 at offentlige organ plikter å ha arkiv, og at disse skal ordnes og innrettes slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og ettertid.

Sammen med de utfyllende forskriftene representerer loven et helhetlig legalt rammeverk rundt alle arkivrelaterte spørsmål i offentlig forvaltning, helt fra dokumentet oppstår som ledd i den daglige virksomheten, via arkivbegrensning og avlevering av bevaringsverdig arkivmateriale til arkivdepot, og under oppbevaring og tilgjengeliggjøring for ettertiden.

2.4.1Arkivdanning

For å sikre autentisk dokumentasjon er det viktig å etablere løsninger for en best mulig dokumentfangst, dvs. at dokumentene som skal arkiveres blir identifisert, ”fanget” og arkivert. I dette ligger at dokumentene blir tilknyttet metadata (registrert) og arkivert på en måte som sikrer at de kan finnes igjen i en uforandret form. Dokumentfangsten kan være alt fra manuell behandling av papirdokumenter til en helt automatisert prosess for elektroniske dokumenter.

Uansett er det dokumentfangsten som fører til arkiv, og det skal i utgangspunktet ikke være begrensninger i denne fangsten. Både ved etablering av selvbetjeningsløsninger for næringsliv og publikum og løsninger for saksbehandling og samhandling i eller mellom organ, vil det gi en stor effektiviseringsgevinst å bygge inn en automatisert dokumentfangst, dvs. funksjoner for å fange opp og fryse dokumenter. Ved å sikre god dokumentfangst, ivaretas både virksomhetens behov for å etablere løsninger for god kunnskapsforvaltning og beslutningsstøtte, parters rettssikkerhet, offentlighet i forvaltningen og framtidige kulturelle og forskningsmessige behov.

2.4.2Arkiveringsplikt og arkivbegrensning

Arkivloven med forskrifter innebærer at det enkelte organ i utgangspunktet har en uttrykkelig arkiveringsplikt, det vil si plikt til å arkivere alle dokumenter som blir til som et ledd i den virksomheten organet driver, enten det er dokument som kommer inn til organet, eller et dokument som organet selv produserer. Dette følger av § 6 i arkivloven. Dokumentdefinisjonen i arkivloven er teknologinøytral og svært vid; et dokument defineres som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremsyning eller overføring.

Unntatt fra arkiveringsplikten er de dokumentene som kommer inn under bestemmelsene om arkivbegrensning etter §§ 3-18 og 3-19 i arkivforskriften. Med arkivbegrensing menes at dokument som blir til som ledd i den virksomheten organet driver, men som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, blir holdt utenfor eller fjernet fra arkivet. Det enkelte organet skal gjennomføre arkivbegrensning løpende.

Arkivforskriften § 3-19 inneholder fem grupper av materiale som er omfattet av arkivbegrensingen, dvs. at det enten ikke skal arkiveres i det hele tatt, eller at det i etterkant skal fjernes fra arkivet dersom det først er arkivert. Legg likevel merke til at det i de fire første av disse gruppene er viktige unntak.

2.4.3Journalføringsplikt

Gjennom arkivforskriften er det også innført en journalføringsplikt for alle offentlige organ. Plikten til å journalføre dokumenter er innsnevret i forhold til plikten til å arkivere dokumenter. Hvilke dokumenter som er omfattet av denne journalføringsplikten, er fastsatt i arkivforskriften § 2-6 første ledd:

• For det første er det et krav at dokumentet må regnes som et saksdokument for organet, slik det er definert i offentlighetslovgivningen. Et saksdokument for organet er dokument som er kommet inn til eller lagt frem for et organ, eller som organet selv har opprettet, og som gjelder ansvarsområdet eller virksomheten til organet. Et dokument er opprettet når det er sendt ut av organet. Hvis dette ikke skjer, regnes dokumentet som opprettet når det er ferdigstilt.

• For det andre må dokument inngå i en korrespondanse, dvs. at det har kommer inn til eller blitt sendt ut fra organet.

• For det tredje må dokumentet ha et substansielt innhold, dvs det må både være gjenstand for saksbehandling og ha verdi som dokumentasjon.

Når alle disse tre kriteriene er oppfylt, er det altså plikt til å journalføre dokumentet. Dokument som kommer inn under reglene om arkivbegrensing, skal derimot ikke journalføres. Utover dette er det i hovedsak opp til organets eget skjønn hva som eventuelt blir journalført.

Det er med andre ord dokumenter som har kommet inn til eller blitt sendt ut fra organet, som organet har plikt til å journalføre. Organinterne dokumenter journalføres hvis og når organet finner det tjenlig.

2.4.4Kassasjon og sletting

Med kassasjon menes at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert.

I arkivloven § 9 bokstav c er det gitt bestemmelser om at arkivmateriale ikke kan kasseres med mindre det skjer med hjemmel i forskrifter eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren. Kassasjonsforbudet i arkivloven går foran bestemmelser om kassasjon i eller i medhold av andre lover. Datatilsynet kan likevel treffe vedtak om sletting av personopplysninger med hjemmel i personopplysningsloven § 28. Men slik sletting kan først gjøres etter at det er innhentet uttalelse fra Riksarkivaren.

Materiale som kommer inn under bestemmelser om bevaring, kan ikke kasseres uten etter Riksarkivarens samtykke. Med bevaring menes at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. I arkivforskriften § 3-20 er det satt opp spesifiserte bevaringspåbud

Kassasjon er en uopprettelig handling. Det må derfor ikke gjennomføres noen form for sletting eller annen kassasjon uten etter særlig grundig saksforberedelse, slik at en er helt sikker på at en ikke uforvarende kasserer materiale som skulle ha vært bevart.

Det understrekes at kassasjon ikke må forveksles med arkivbegrensning.

2.5Offentlighetsloven

Den nye offentlighetsloven vil ha et utvidet virkeområde i forhold til offentlighetsloven av 1970. Dette betyr at det er flere typer virksomheter som skal følge den nye offentlighetsloven.

Formålet med loven er å legge til rette for at offentlige verksomheter er åpne og gjennomsiktig, for slik å styrke informasjons- og ytringsfriheten, den demokratiske deltakingen, rettssikkerheten for den enkelte, tilliten til det offentlige og kontrollen fra allmenheten. Loven skal også legge til rette for viderebruk av offentlig informasjon.

Lovens hovedregel er at saksdokument, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn hvis ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov. Alle kan kreve innsyn i saksdokument, journaler og lignende register til saksdokument, hos vedkommende organ.

Enhver kan også kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til organet hvis sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter.

Organ som kommer inn under lovens virkeområde, har plikt til å føre journal etter reglene i arkivloven med forskrifter. Organ som fører elektronisk journal, skal gjøre journalen allment tilgjengelig på Internett på den måten som er fastsatt i forskriften til offentlighetsloven.

Dokumenter kan gjøres allment tilgjengelig på Internett, med unntak for opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov.

2.6Forvaltningsloven

Lov av 10.februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) regulerer visse typer arkivmateriale gjennom bestemmelser om hvilke regler som gjelder for saksbehandling, og om hvilke rettigheter forvaltningsloven gir den enkelte.

Formålet med loven er å regulere de rettigheter borgerne har når de er i kontakt med offentlige instanser. Forvaltningsloven skal ivareta rettssikkerheten til borgerne og sikre en betryggende saksbehandling. Loven er en overordnet lov som tas i bruk i all saksbehandling, så lenge ikke annen lov gjelder etter særlovgivning.

De fleste unntak etter offentlighetsloven på grunnlag av lovbestemt taushetsplikt har

hjemmel i forvaltningsloven §§ 13 til 13f. Partsinnsyn etter forvaltningsloven er regulert i §

18, som er hovedregelen om en persons rett til innsyn i dokumenter som gjelder en selv. I

tillegg har en rekke særlover lignende bestemmelser om rett til innsyn i egen sak.

2.6.1eForvaltningsforskriften

Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen trådte i kraft 1.

juli 2002. Forskriften er blitt revidert og forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen ble vedtatt den 1. juli.2004.

Formålet med forskriften har vært å utarbeide et felles regelverk som legger rammene for sikker og effektiv bruk av elektronsk kommunikasjon med og i forvaltningen. Forskriften skal fremme forutsigbarhet og fleksibilitet, samt legge til rette for samordning av sikre og hensiktsmessige tekniske løsninger, herunder e-signatur.

eForvaltningsforskriften inneholder bestemmelser som gir føringer for rutiner og prosedyrer knyttet til arkivdanningen. Kapittel 2 inneholder bl.a. bestemmelser om at enhver som henvender seg til et forvaltningsorgan i prinsippet kan benytte elektronisk kommunikasjon, at forvaltningsorganet skal gi bekreftelse på at henvendelsen er mottatt og hvordan krav om innsyns skal behandles. Kapitlet sier også noe om hvordan taushetsbelagte opplysninger og personopplysninger skal formidles og hvordan parter skal varsles om enkeltvedtak som er fattet. Kapittel 6 gir bestemmelser for forvaltningsorganets behandling av meldinger som er kryptert eller signert med elektronisk signatur. Særlig viktig her er § 26 som gir bestemmelser om arkivering av avansert elektronisk signatur mv.

2.7Personopplysningsloven

Lov av 14. april 2000 nr. 31 om behandling av personopplyninger (personopplysningsloven) trådte i kraft 1. januar 2001. Loven erstatter personregisterloven fra 1978.

Loven omfatter behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler, og manuell behandling av personopplysninger som innebærer opprettelse av et personregister.

Formålet med loven er å beskytte den enkelte mot at personvernet blir krenket gjennom behandling av personopplysninger. Loven skal bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på personopplysninger.

Personopplysningsloven fokuserer på ”behandling av personopplysninger”. Begrepet angir dermed lovens saklige virkeområde. Loven gjelder ikke behandling av personopplysninger som den enkelte foretar for rent personlige eller andre private formål.

Behandling av personopplysninger innebærer enhver bruk av personopplysninger: innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering eller en kombinasjon av disse.

2.8Lov om elektronisk signatur

Lov av 15. juni 2001 nr. 81 om elektronisk signatur (esignaturloven) trådte i kraft 1. juli 2001. Loven har til formål å legge til rette for at tilbydere av sertifikattjenester og produkter på det norske markedet oppfyller et bestemt høyere sikkerhetsnivå. Kravene til sikkerhet skal balanseres mellom forretningsmessige hensyn, forbrukerhensyn og samfunnsmessige hensyn.

En elektronisk signatur kan brukes som sikkerhet for at elektronisk overført informasjon ikke har blitt endret underveis, bekreftelse på hvem som sendte informasjonen og som sikkerhet for at avsender ikke skal kunne benekte at han sendte den. Disse funksjonene benevnes som sikring av integritet, autentisitet og ikke-benekting.

Elektronisk ID og elektronisk signatur er nødvendige forutsetninger for økt bruk av elektroniske tjenester som krever at kommunikasjonsparter identifiserer seg, binder seg til kommunikasjonens innhold på en måte som kan spores, eller som trenger konfidensialitetsbeskyttelse

Bruk av standardisert elektronisk signatur åpner for å digitalisere en mengde offentlige tjenester. Brukerne kan gjenbruke én og samme ID mot mange tjenester. Dette gir forenkling og økt effektivitet for den enkelte i samhandling med det offentlige.

Loven gir ikke en generell rett til å kommunisere elektronisk. Stilles det krav om underskrift vil alltid bruk av kvalifisert elektronisk signatur oppfylle et slikt krav, så fremt det er mulig å foreta handlingen elektronisk. Dette betyr at en slik elektronisk signatur gis samme rettsvirkning som en håndskreven signatur. Loven gir imidlertid adgang til å stille tilleggskrav ved kommunikasjon med og i forvaltningen.

Loven er en gjennomføring av EU-direktivet om en fellesskapsramme for elektroniske signaturer, og Noark 5 legger til rette for bruk av elektroniske signaturer.

2.9Sikkerhetsloven

Lov av 20. mars 1998 nr. 10 om forebyggende sikkerhetstjeneste (sikkerhetsloven) trådte i kraft 1. juli 2001. Loven erstatter sikkerhetsinstruksen og har et eget kapittel om informasjonssikkerhet.

Formålet med loven er ved forebyggende tiltak å trygge rikets sikkerhet og vitale nasjonale sikkerhetsinteresser mot spionasje, sabotasje og terrorhandlinger, og gjelder for hele forvaltningen. Loven skal dessuten ivareta den enkeltes rettssikkerhet og trygge tilliten til og forenkle kontrollen med tjenesten. Tiltakene skal implementeres i stat, kommune og private virksomheter som loven gjelder for.

Det er utarbeidet forskrifter innen informasjonssikkerhet, personellsikkerhet, industrisikkerhet og sikkerhetsadministrasjon. For arkivmessig behandling av dokumenter gradert etter sikkerhetsloven, er det særlig forskrift om informasjonssikkerhet som er aktuell.

2.10Beskyttelsesinstruksen

Instruks av 17. mars 1972 nr. 3352 for behandling av dokumenter som trenger beskyttelse av andre grunner enn nevnt i sikkerhetsloven med forskrifter (beskyttelsesinstruksen). Instruksen omfatter dokumenter uavhengig av mediet de er tilgjengelig på.

Beskyttelse av et dokument etter beskyttelsesinstruksen skal bare foretas når dokumentet kan unntas fra offentlighet i medhold av offentlighetsloven og skadevirkninger kan inntreffe.

3Noark 5: Nasjonal standard for arkivdanning

3.1Bruksområder for Noark 5

Noark 5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.

Derfor er Noark 5 skrevet med tanke på både offentlig og privat sektor, og organisasjoner som planlegger å anskaffe nytt system eller ønsker å vurdere det systemet de allerede

har innført. Selv om Noark-standarden er lovpålagt bare i offentlig sektor, bør standarden kunne brukes ved anskaffelser av løsninger for håndtering av arkivdokumenter også innenfor privat sektor.

Standarden er laget ut fra et helhetsperspektiv, med utgangspunkt i arkivets funksjon slik det framstår i en elektronisk omgivelse. Hovedfokus har hele tiden vært å etablere et kravsett som kan sikre at de løsningene som utvikles, fører til en forsvarlig håndtering av elektronisk arkiv.

Det er mange typer saksbehandling som tradisjonelt ikke har vært ført i journal, og innenfor arkivfaglig terminologi har dette vært kalt massesaksbehandling. Dette kan for eksempel være søknad om kommunal barnehageplass, søknad om utsettelse av periodisk kjøretøykontroll og innrapportering av ulike skjemabaserte opplysninger. Ettersom denne typen saker ofte utgjøres av store dokumentvolum, har man av ressursmessige årsaker valgt å ikke føre saksdokumentene i en journal, selv om de i hovedsak kommer inne under journalføringsplikten. Gjennom bruk av løsninger basert på kjernekravene i Noark 5, integrasjon med saksbehandlings- og skjemahåndteringssystem og automatisert journalføring, arkivering og fordeling av dokumenter, vil det være mulig å få kontroll over dokumenter i slike saker også. En forutsetning er at arkivfaglige krav og premisser må inn når system, prosesser og rutiner planlegges og spesifiseres.

Noark 5 er en teknologiuavhengig standard. Konkrete krav til teknologier, så som godkjente arkivformat for elektroniske dokumenter, er tatt ut av standarden og plassert i forskriftene til arkivloven. Kravsettene er teknologinøytrale, og de er ikke basert på eller utformet med tanke på bestemte teknologiske løsninger.

3.2Oppbygging av kravstrukturen i Noark 5

Et arkivdokument består av elementene innhold, struktur, kontekst og presentasjon. Innholdet finnes i ett eller flere elektroniske eller fysiske dokumenter som gjengir arkivdokumentets ”budskap”. Dokumentene skal oppbevares på en måte som gjør at framtidige brukere kan forstå både budskapet og sammenhengen (konteksten) budskapet inngår i. Dette impliserer at arkivdokumentet, i tillegg til sitt innhold, har informasjon (metadata) om innhold, kontekst og struktur.

Presentasjonen er avhengig av en kombinasjon av arkivdokumentets innhold, struktur og (for elektroniske arkivdokumenter) programvaren som arkivdokumentet er lagret i. Innholdet i et arkivdokument skal være uforanderlig og skjermet mot innsyn fra uautoriserte personer. Med uforanderlig menes at det skal være sikret mot endring og sletting (uhjemlet kassasjon). Arkivdokumentet med tilhørende metadata skal altså ”fryses” slik at det ikke kan endres. Det er viktig å knytte integritetssikring til arkivdokumenter, det vil si at eventuelle endringer kan oppdages. Kravet til lesbarhet (presentasjon) medfører at utseende og innhold skal kunne gjenskapes over tid.

Arkivdanning er kjernen i alle disipliner som betrakter saksdokumenter som del av virksomhetens samlede informasjonsressurser. Gjennom en systematisk og kontrollert arkivdanning, vil de arkiverte dokumentene beviselig være ekte, troverdige, gjenfinnbare og lesbare. Ved at dokumentene tilknyttes metadata og oppbevares i en uforanderlig form, er man sikret at det dokumentet man skal bruke, faktisk er identisk likt det dokumentet som opprinnelig ble utarbeidet eller mottatt.

Betraktningsmåten over gjelder ikke bare tradisjonell, korrespondansebasert saksbehandling slik den foregår for eksempel i departementene. Det er minst like viktig å dokumentere hva en virksomhet har mottatt og skapt av dokumenter også i de tilfellene det er mer eller mindre automatisert saksbehandling som foregår i spesialiserte fagsystem eller beslutnings(støtte)system.

Dokumentfangst, tilførsel av metadata og arkivering av dokumenter skal kunne gjøres i svært ulike omgivelser, fra virksomheter med til dels utstrakt automatisert saksbehandling og avansert saksbehandlingsstøtte, til virksomheter som har behov for håndtering av enkle postrutiner og arkivering av enkle filer. En av de aller enkleste formene for arkivdanning vil for eksempel være håndtering av fotografier i fotobokser ved passering av en bompengestasjon.

For å unngå å lage to sett av Noark 5; et kravsett til funksjonalitet for en arkivdanning som skal inngå i en hvilken som helst omgivelse og et kravsett til et komplett, frittstående system, spesifiserer Noark 5 tre lag eller nivå – krav til indre kjerne, krav til ytre kjerne og krav til komplett Noark 5.

Indre kjerne inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen arkivstruktur, metadata og krav til system som finnes i regelverk for arkiv. I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen, det vil si datafangst, søking / fremhenting / vising, administrasjon av kjernen, bevaring og kassasjon samt avlevering.

Kravene til indre kjerne må være oppfylt for at systemet skal kunne godkjennes som en
Noark 5-løsning.

Ytre kjerne definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystemmiljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ”valgfrie” systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og omkringliggende system ligger det en ’gråsone’, som er Noark 5 sine krav til eksterne moduler / systemer.

Kravene til ytre kjerne er en del av Noark 5 kjerne, og må være oppfylt for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning.

Komplett Noark 5 spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som vil inngå i en ”komplett” Noark 5-løsning, det vil si en løsning som ligger nært opp til dagens Noark-4-system. Dette er spesifikasjoner som berører noen gitte fagsystem, som inngår som del av en komplett Noark 5-løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark 5. Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av de obligatoriske kravene til Noark 5 kjerne.

De områdene hvor Noark 5 avviker fra Noark-4 omtales særskilt etter det enkelte kapitlet.

3.3Overgang fra Noark-4 til Noark 5

Noark 5 skal erstatte Noark-4 (som i sin tur erstattet Noark-3), men være bakoverkompatibel med Noark 4 i den betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres. Et eksempel på dette er at enhetene arkiv og arkivdel fremdeles er beholdt i arkivstrukturen.

Forvaltningens saksdokumenter som lagres elektronisk, skal være knyttet til et journalføringssystem eller annet elektronisk system for registrering av dokumenter. Systemet skal styre all arkivering av og tilgang til saksdokumentene.

Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i Noark og er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille kravene til elektronisk arkivering i Noark og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet. Hvis systemet ikke tilfredsstiller kravene i Noark, skal forvaltningsorganet søke Riksarkivaren om dispensasjon. Dispensasjon skal være gitt før systemet kan tas i bruk.

Hvis saksdokumenter skal utveksles elektronisk i tilknytning til det elektroniske arkivet, bør systemet også tilfredsstille basiskravene til integrert e-post.

Hvis dokumenter skal signeres med elektronisk signatur, bør systemet også tilfredsstille basiskravene til integrert bruk av digital signatur i Noark.

Ved nyutvikling av system eller funksjonalitet for journalføring og arkivering skal utviklingen baseres på Noark 5, ikke på Noark-4. For fagsystem og andre system hvor det er behov for å etablere en avgrenset, rendyrket journal- og arkivfunksjonalitet, skal kjernekravene i Noark 5 være oppfylt. For de tilfeller der en Noark-4-leverandør ønsker å ”løse opp” systemet i forhold til de krav som stilles i Noark-4, skal det nye systemet / den nye versjonen av systemet som et minimum tilfredsstille kjernekravene i Noark 5.

Alle journal- og arkivsystem som brukes i forvaltningen, skal altså som en hovedregel tilfredsstille Noark-kravene og være godkjent av Riksarkivaren. Alle Noark 5-baserte løsninger skal derfor godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk. Dette innbefatter i tillegg til ordinære hyllevareløsninger også:

• Journal- og arkivfunksjonalitet i fagsystem, hvor organet selv utvikler løsningen

• Journal- og arkivfunksjonalitet for fagsystem, hvor journal- og arkivfunksjonaliteten er utviklet som ”hyllevare”

• Journal- og arkivfunksjonalitet som defineres som felleskomponent for et eller flere organ eller et eller flere system

• Noark-4-system som ”omstøpes” til Noark 5-system, ettersom uttrekket for avleveringsformatet er vesentlig endret i Noark 5 i forhold til Noark-4

Forvaltningen vil ikke bli pålagt å gå over fra Noark-4-baserte til Noark 5-baserte system fra en bestemt dato. Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet. I dette ligger at for visse forvaltnings- eller saksområder kan det fortsatt være hensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv, mens andre har behov for å benytte fagsystem med funksjonalitet basert på kjernekravene i Noark 5.

3.4Vedlikehold av Noark 5

Riksarkivaren vil sørge for kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av Noark 5, i form av nye versjoner av standarden.

Mindre endringer i form av feilrettinger, harmonisering av krav som er motstridende, presisering av tekst og omformulering av tekst som kan misforstås eller feiltolkes vil komme fortløpende. Disse mellomversjonene vil beholde hovedversjonsnummeret, og ha fortløpende nummerering etter hovedversjonsnummeret. Noark 5 versjon 1.0 ble utgitt 4. juli 2008. Versjoner i løpet av høsten 2008 med feilrettinger mv. vil ha versjonsnummer 1.1, 1.2, 1.3 osv.

Større endringer hvor det er føyd til kravsett eller tekster er sterkt omarbeidet, vil publiseres med nye hovedversjonsnummer. Dette vil for eksempel skje ved at (deler av) kravsett som ikke er komplett i gjeldende versjon ferdigstilles, og at det kommer nye lover eller reguleringer som må speiles i Noark 5.

Nye hovedversjoner vil komme på faste tidspunkt; innen utgangen av 1. og 3. kvartal hvert år.

3.5Noark 5: Aktuell for privat og offentlig sektor

MoReq2 er en generell standard for ”electronic records management”. Den er ment å skulle dekke både store og små organisasjoner, offentlig og privat sektor, alle land i EU (og land utenfor EU). Dette betyr at MoReq er svært så generell. Den inneholder ikke krav knyttet til funksjoner for å ivareta lov- og regelverk (heller ikke for EU), ivareta landspesifikk forvaltningsskikk eller –tradisjon eller andre landspesifikke forhold. Dessuten er standarden bare på engelsk. I EU legges det vekt på at hvert land oversetter MoReq2 til sitt språk og utarbeider et ”kapittel null” som inneholder de landspesifikke kravene. Kravene i ”kapittel null” skal ikke være i motstrid til de øvrige kravene i MoReq2.

MoReq2 kommer ikke til å bli et EU-direktiv, den vil fortsatt bare være en anbefaling, og det enkelte EU-land må ta stilling til om og hvordan MoReq2 skal implementeres i landet.

I Norge har Riksarkivaren besluttet at det ikke er aktuelt at Noark-standarden erstattes av MoReq2. Men det har vært et mål å føre Noark 5 så nær opp til Moreq2 som mulig. Moreq2 er på en del områder mer avansert enn Noark, og inneholder en lang rekke krav som ikke har sin motsvarighet i Noark 5. Men de grunnleggende kravene er for en stor del felles, det samme gjelder arkivstrukturen og mange av metadataene. Det har vært et mål for arbeidet at Noark 5 ikke skal inneholde krav som er i strid med MoReq2.

Noark 5 er å betrakte som den offisielle, norske versjonen av MoReq2. Noark 5-kjerne er en teknisk og funksjonell implementering av de generelle kravene til en forsvarlig arkivering, slik de er formulert bl. a. i MoReq2 og i ISO 15489. Dette sikrer opprettholdt autentisitet og integritet over tid. Løsninger som baseres på Noark 5-kjerne, vil sørge for forsvarlig arkivering uavhengig av hvilke regler som gjelder for denne arkiveringen. Løsninger basert på Noark 5-kjerne burde derfor kunne tjene som ”electronic records management”-løsninger også for privat sektor i Norge.

Løsninger som baseres kun på ISO 15489 og MoReq vil ikke kunne aksepteres som Noark 5-kompatible. Arkivlovgivningen inneholder bestemmelser om at forvaltningsorgan som skal ta i bruk løsninger for elektronisk dokumenthåndtering (og arkivering) skal bruke Noark-baserte system som er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet.

3.6Arkivdanning som del av verdiskapningen

Å få orden på dokumenthåndteringen og arkivdanningen (”document management” og ”records management”) i en virksomhet betraktes mer og mer som en nødvendighet for å øke effektiviteten og verdiskapingen i virksomheten. I en elektronisk omgivelse kan systematisk og kontrollert ”records management” være enda vanskeligere enn i en papirbasert, ettersom det kan være umulig å vite om et dokument er endret eller hvilke av alle de versjonene som er lagret rundt omkring som er ”originalen”. Eller dokumentet kan rett og slett være slettet eller umulig å gjenskape.

For å sikre at dokumentet er autentisk med opprettholdt integritet, er det påkrevet å knytte autentiserende metadata til dokumentet. At et dokument er autentisk betyr at dokumentet er hva det gir seg ut for å være, for eksempel ved at identiteten til partene i en elektronisk kommunikasjon er riktig. At dokumentet har opprettholdt integritet betyr at data ikke har blitt endret eller ødelagt på en uautorisert måte eller pga. feil; det er altså en egenskap ved data som gjør det mulig å oppdage om data har blitt endret på en uautorisert måte eller pga. feil.

Med autentiserende metadata menes metadata som har til formål å understøtte dokumentets ektehet og troverdighet, bl.a. ved å gi mottaker opplysninger som kan nyttiggjøres ved kontroll av dokumentets innhold og avsender.

Det er viktig å være klar over at arkivdanning og dokumenthåndtering har ulike innretninger. MoReq definerer forskjellene slik:

Løsninger for dokumenthåndtering kan altså i ettertid verken garantere at et dokument fortsatt kan gjenfinnes, at det er lesbart eller at det dokumentet som man finner, ikke er endret. Løsninger som er utviklet spesielt for arkivdanning, slik Noark-standarden legger til rette for, vil både kunne garantere at dokumentet kan gjenfinnes, at det er lesbart og at dokumentet er autentisk med opprettholdt integritet.

4Noark 5 kjerne

På lengre sikt vil systemarkitekturen også innen statlige virksomheter gå mot en mer tjenesteorientert arkitektur. Dette er en uttalt målsetting fra Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Inndelingen av Noark 5 til en struktur der det er spesifisert en indre kjernefunksjonalitet for å ivareta god arkivhåndtering, med ’valgfrie’ systemer utenfor – integrert, for å ivareta de spesielle fagrelaterte behov for den enkelte virksomhet er et skritt i retning dette målet.

4.1Innledning

Som en innledning til dette kapitlet ligger dokumentasjon av kravstrukturen i Noark 5. Her er kjernebegrepet forklart og innholdet i de forskjellige lagene er definert.

4.1.1Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett

S

Noark 5 indre kjerne

Utgangspunkt for definering av krav til det indre laget i kjernen er identifisering og definering av de fundamentale funksjoner som må være tilstede for at kjernen skal fungere som en selvstendig ’tjeneste’ i et arkivsystemmiljø. Kjernen må – innenfor sitt domene – arkivering, kunne fungere alene og uten å være avhengig av utenforliggende funksjoner, programmer eller lignende for å gjøre sin definerte del av jobben.

Noark 5 ytre kjerne

For at den indre kjernen skal kunne fungere i et arkivsystemmiljø må det stilles en del krav til ’eksterne’ modulers funksjonalitet. Dette er krav formet ut fra arkivkjernens behov og kan defineres som det ytre laget i selve kjernen – kjernens krav mot eksterne systemer. Både det indre og ytre ’laget’ med krav i kjernen må oppfylles for at et system skal kunne godkjennes som et Noark 5 basert arkivsystem.

Noark 5 komplett

Det tredje ’laget’ med krav består av krav Noark 5 har til de frittstående moduler eller systemer som utgjør en komplett sak-, journal- og arkivløsning i et gitt brukermiljø. Dette er fag- og forsystemer som den enkelte virksomhet har behov for å bruke og som kan være levert av forskjellige leverandører. Sammen med Noark 5 kjerne (indre og ytre) utgjør dette Noark 5 komplett. Noark 5’s krav til de eksterne systemer eller moduler er ordnet i egne (selvstendige) kapitler.

Krav til moduler i Noark 5 indre kjerne

I

Kravene i den indre kjernen i Noark 5 består av den fundamentale arkivfunksjonaliteten, krav basert i lov og regelverk for forsvarlig arkivførsel, pluss en del viktige funksjonsområder for drift og forvaltning av kjernen. Skissen viser hvilke moduler som ligger i Noark 5’s indre kjerne.

Selve arkivområdet, inndelt i arkivstruktur og –regelverk, inneholder basiskravene for arkivering. I tillegg skal den indre kjernen inneholde modulene Datafangst, Søking/vising/fremhenting av data, Bevaring kassasjon, Avlevering samt en Administrasjonsmodul for kjernen,

Krav til moduler i Noark 5 ytre kjerne

Den ytre kjernen omfatter krav til eksterne (valgfrie) systemer. Noark 5’s kjerne er avhengig av å arbeide sammen med forskjellige forsystemer implementert etter den enkelte virksomhets eller leverandørs behov.

For at Noark 5 skal fungere i et helhetlig arkivsystemmiljø, må Noark 5 kunne integreres med de forsystemer / fagsystemer som må implementeres for å komplettere en journal- og arkivløsning.

<Noark 5>

I kjernens ytre del (den såkalte gråsonen) ligger Noark 5’s krav til disse eksterne, valgfrie systemer og/eller moduler basert i arkivområdets lov og regelverk.

Dette er systemer eller moduler som anses som frie løsninger i forhold til kjernen. Det vil si at leverandørene og kundene (brukerne) av Noark 5 fritt kan velge systemløsninger og integrere disse med Noark 5 kjernen så lenge de aktuelle løsningene tilfredstiller de krav kjernen stiller til en slik løsning.

Eksempel på forståelse av figuren:

Det er ikke ment at systemet for f.eks. ’Tilgang og sikkerhet’ må være en egen modul i Noark 5 kjernen, men Noark 5 kjernen har noen spesifikke krav til sikkerhet og tilgangskontroll som den eksterne systemløsningen for dette området må oppfylle.

Dette kapitlet legger således føringer og krav på de forskjellige fag- eller forsystemer som kan være frittstående systemer i forhold til Noark 5. Men disse kravene må anses som en del av Noark 5 kjernekrav og må oppfylles for at en systemløsning skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning.

Noark 5 komplett

Innen offentlige forvaltning kan behov og krav til fagsystemer være svært forskjellig fra organ til organ. I Noark 5 komplett ligger krav til funksjoner, innhold og bruk av eksterne systemløsninger som naturlig benyttes integrert med Noark 5 kjernefunksjonalitet. Dette vil dreie seg om selvstendige fagsystemer / fagmoduler som et organ fritt kan velge å innføre fra forskjellige leverandører. Det må være opp til det enkelte organ hvor hardt man ønsker å stå på disse kravene i forhold til den aktuelle leverandør av systemer.

Krav beskrevet i Noark 5 komplett er krav som mer har sin bakgrunn i god bruk (sett i forhold til journalføring og arkivering), samt rutine- og prosessbaserte krav til det aktuelle fagsystemet enn krav basert i konkret arkivrelatert lov- og regelverk.

<Noark 5>

I de etterfølgende kapitlene ligger det krav til bruken av eksterne valgfrie løsninger som naturlig inngår som en del av en komplett Noark 5 arkivløsning.

De kravsatte systemene /modulene som inngår i Noark 5 komplett er system for:

• saksbehandlingsløsning

• e-Postløsning

• løsning for møte- og utvalgsbehandling

• logging- og sporingsløsning

• sikkerhets- og tilgangsløsning

• statistikk og rapporteringsløsning

• brukeradministrasjonsløsning

Dette er utvidede krav i forhold til Noark 5 indre og ytre kjerne og vil være mer føringer enn krav som skal/må oppfylles for å oppnå en Noark 5 status på systemløsningen.

Noark 5 komplett

Det totale bildet av Noark 5 komplett kan fremstilles som i denne skissen.

Noark 5>

4.1.2Arkivstrukturen

Arkivstrukturen kan vi gjerne kalle den indre ordningen av arkivet. Denne strukturen er hierarkisk med flere nivåer fra topp til bunn. Som en fellesbetegnelse på hovedklassene i disse nivåene brukes begrepet arkivenhet.

I et fysisk arkiv vil arkivstrukturen i høy grad gjenspeiles i papirdokumentenes sortering og fysiske oppstilling i omslag, mapper, arkivbokser, skap osv. I et elektronisk arkiv kan også dokumentene presenteres som om de ligger i mapper, og en hierarkisk arkivstruktur kan representeres ved at mapper ligger i andre mapper i flere nivåer.

Men i et elektronisk arkiv eksisterer selvfølgelig ikke mappene som fysiske enheter. Arkivstrukturen i et elektronisk arkiv er bare bygd opp av forskjellige metadata. Hver enhet i strukturen har sine bestemte metadata, og de forskjellige nivåene er også koblet sammen med metadata. Metadata er aggregert på flere nivåer, slik at metadata på øverste nivå vil være knyttet til alle dokumenter i arkivet, mens metadata på laveste nivå bare er knyttet til et enkeltdokument.

Elektronisk og fysisk arkiv

Det blir stadig mer vanlig at arkiver består av elektroniske dokumenter. Men mange virksomheter har fremdeles deler av sitt arkiv på papir. Noark 5 har fokus på elektronisk arkivering, men skal også kunne brukes for fysisk arkivering og for en blanding av elektronisk og fysisk arkiv.

Mange metadata er aktuelle både for elektronisk og fysisk arkiv, men det finnes også metadata som bare gjelder for den ene typen arkivering.

Forskjellige typer arkiver

Tradisjonelt er det arkivene etter den generelle saksbehandlingen – saksarkivene – som har vært innenfor arkivtjenestens ansvarsområde og dermed fått mest oppmerksomhet ved utforming av regelverk og standarder. Noark 4 rettet seg bare mot denne typen arkiver.

En viktig forskjell mellom Noark 4 og Noark 5 er at standarden nå skal kunne omfatte de fleste typer arkiver. Dersom den indre kjernen er integrert med et fagsystem, vil det i mange tilfeller ikke være nødvendig med full sakarkivfunksjonalitet. I en del tilfeller kan det også gjøre integrasjon vanskelig. Typisk for mange fagsystemer er spesialisert saksbehandling, hvor noen få aktiviteter gjentas etter faste rutiner. Antall dokumenter som mottas og produseres i slike fagsystemer kan ofte være svært høyt. I slike tilfeller kan det være behov for en enklere arkivstruktur og færre metadata enn det som er aktuelt ved sakarkiver.

4.1.3Metadata

Metadata betyr "data om data", og er informasjon som beskriver dokumentene i arkivet, både fysiske og elektroniske dokumenter. Dokumentene tilføres først og fremst metadata under dokumentfangst. Noe av dette vil skje manuelt, men mye skjer også automatisk. I enkelte fagsystemer kan nesten all fangst av metadata være automatisert. En del metadata skal fryses straks de er registrert, og etter at dokumentene er endelig arkivert skal de fleste metadata bare kunne endres av spesielt autoriserte brukere.

Metadata har flere viktige funksjoner. Det er metadataene som binder dokumentet til den konteksten det er skapt i. Uten metadata vil ikke et elektronisk dokument være autentisk, og vil dermed heller ikke ha noen bevisverdi. Med andre ord: uten metadata vil ikke dokumenter være arkivdokumenter - eller records. En annen viktig funksjon for metadata er å være framfinningsmiddel. Metadata vil også kunne styre tilgangen til dokumentene og skjerme andre metadata som ikke er offentlig tilgjengelig (f.eks. personnummer). Metadata kan også styre bevaring og kassasjon, dvs. en kontrollert sletting av alle dokumenter som har en begrenset oppbevaringstid.

Metadata for arkiv kan deles opp i forskjellige kategorier. Nedenfor følger et eksempel på en slik inndeling:

1. Unike identifikatorer

2. Informasjon om hvem som har arkivert ("fanget") dokumentet, og tilført ("registrert") metadata, samt når det skjedde

3. Metadata om struktur, dvs. informasjon om dokumentets form, og om dokumentets tilknytning til andre dokumenter og til de forskjellige nivåene i arkivstrukturen

4. Metadata om kontekst, dvs. hvilken funksjon, prosess og aktivitet som har skapt dokumentet, hvilke personer og virksomheter som har deltatt i denne aktiviteten, datoer for når dokumentet ble skapt, sendt, mottatt osv.

5. Metadata om innhold, f.eks. titler og beskrivelser

6. Metadata for gjenfinning, inkludert nøkkelord og indekstermer

7. Oppbevaringssted og format for fysiske dokumenter

8. Arkivansvar dersom et system deles av flere virksomheter

9. Tilgangsrettigheter og skjerming av informasjon

10. Bevarings- og kassasjonsbestemmelser

Metadata i Noark 5

I Noark 5 blir det definert metadata for alle nivåer i arkivstrukturen. Disse metadataene er nærmere spesifisert i et eget vedlegg, som en metadatakatalog. Mange av de samme metadataene vil opptre på forskjellige nivåer i arkivstrukturen, men de vil bare bli spesifisert én gang i katalogen.

Metadata i Noark 5 kan ikke sammenlignes med attributtlistene i Noark 4. Metadata utgjør på langt nær alle attributter som er nødvendig i en databaseløsning. Utgangspunktet for definisjonen av metadata har vært kravet til hva som skal inngå i et avleveringsuttrekk. Men det er også tatt hensyn til metadata som skal kunne utveksles elektronisk sammen med dokumenter, metadata som skal kunne deles ved integrasjon med fagsystemer, og metadata som skal kunne migreres til andre systemer sammen med tilhørende dokumenter.

Metadata blir navngitt på en entydig måte som er nærmere forklart i metadatakatalogen. Dette betyr ikke at attributtene i databasen skal bruke de samme navnene. Det er kun ved eksport og utveksling av data, f.eks. i XML-format, at metadatanavnene er obligatoriske.

Alle metadata behøver heller ikke være lagret som attributter (felter) i databasen, i en del tilfeller vil metadata genereres først når data eksporteres eller utveksles.

Metadata skal kunne arves fra en overordnet enhet til en underordnet, men dette betyr ikke at systemet selv nødvendigvis behøver å duplisere de tilsvarende attributtene.

Data som er lagret som bare ett attributt i databasen, kan eksporteres som flere forskjellige metadataelementer (eksempel: navn på avsender og mottaker kan lagres som ett attributt i databasen, men ved eksport er avsender og mottaker to forskjellige elementer).

Det er ikke noe krav at alle metadata i katalogen nødvendigvis må lagres i den indre kjernen. I en del løsninger er det mer hensiktmessig å lagre deler av metadata i fagsystemet. Men det er et krav at ved eksport eller utveksling skal alle obligatoriske metadata inngå i en felles struktur. Slike strukturer vil bl.a. bli beskrevet i form av XML skjema i Noark 5.

I dette kapitlet presenteres metadataelementer i et fastlagt skjema:

• Nummeret henviser til nummer i metadatakatalogen

• Navnet skal brukes ved eksport av metadata, f.eks. som XML-elementnavn

• Obligatoriske metadata må alltid ha en verdi ved eksport eller utveksling. Betingede obligatoriske metadata, må ha en verdi ved gitte betingelser - f.eks. må avsluttetDato ha en verdi dersom enheten er avsluttet eller lukket. Valgfrie metadata kan være tomme, men det betyr ikke at disse nødvendigvis er mindre "viktige" enn de obligatoriske

• Noen metadataelementer vil bare ha én verdi ved eksport og utveksling, mens andre kan ha flere

• De fleste metadata skal inngå i avleveringsuttrekk, dersom feltet er tomt er det ikke obligatorisk ved avlevering

Kommentarer som gjelder bruk av metadata for den enkelte arkivenhet, følger under tabellene. En mer detaljert beskrivelse av de enkelte metadataelementer finnes i metadatakatalogen.

4.1.4Forholdet til Noark 4 og Moreq2

Noark 5 skal være bakoverkompatibel med Noark 4 i den betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres. Et eksempel på dette er at enhetene arkiv og arkivdel fremdeles er beholdt i arkivstrukturen.

Samtidig har det vært et mål å føre Noark 5 så nær opp til Moreq2 som mulig. Moreq2 er på en del områder mer avansert enn Noark, og inneholder en lang rekke krav som ikke har sin motsvarighet i Noark 5. Men de grunnleggende kravene er for en stor del felles, det samme gjelder arkivstrukturen og mange av metadataene.

4.2Noark 5 indre kjerne

Innhold i den indre kjernen

Den indre kjernen skal inneholde virksomhetens arkiv, dvs. de arkivdokumenter som mottas eller produseres som følge av de aktiviteter virksomheten utøver.

Arkivdokumenter kommer inn i arkivet, dvs. arkiveres, gjennom dokumentfangst. Dokumentene skal organiseres i en arkivstruktur som viser sammenhengen mellom dokumentene. Dette innebærer at dokumenter må plasseres på riktig sted i arkivet. Når dokumenter arkiveres, skal de fryses for all videre redigering.

Dokumentfangst innebærer også at dokumentene tilføres metadata, dvs. informasjon om dokumentenes innhold, kontekst og struktur. En viktig funksjon til metadata er å opprettholde dokumentenes autentisitet over tid. Det må ikke være tvil om at et dokument er ekte, og at det er skapt av den som utgir seg for å ha skapt det.

Arkivstrukturen skal kunne administreres av de som har rettigheter til det. Det må f.eks. være mulig å flytte på dokumenter som er feilarkivert.

Dokumenter som er arkivert skal kunne gjenfinnes på en rask og sikker måte, og både dokumentene og sammenhengen de inngår i skal kunne presenteres på en oversiktelig måte for brukerne.

Den indre kjernen må også inneholde funksjoner for bevaring og kassasjon. En virksomhet har ikke behov for, eller lov til å ta vare på alle sine arkivdokumenter like lenge, og det må derfor være mulig å legge inn regler for når disse kan fjernes fra arkivet.

Arkivmyndighetene vil også fatte vedtak om at bestemte arkivdokumenter hos offentlige organer skal tas vare på i all framtid. Disse dokumentene må kunne avleveres til et arkivdepot.

4.2.1Arkivstrukturen

I dette kapitlet ligger en beskrivelse av overordnet modell for arkivstrukturen i Noark 5.

Kapitlet inndeles i det fortløpende etter strukturmodellen, dvs at for hvert nivå i strukturen etableres det et tilhørende kapittel som dokumenterer strukturnivået med en egen delmodell og krav til denne.

I tillegg vil det i egne underkapitler bli beskrevet metadata for funksjonalitet som gjelder for alle nivåer i modellen.

Hovedmodell for arkivstrukturen

Modellene i Noark 5 er konseptuelle modeller som skal vise sammenhengen mellom forskjellige metadata, og mellom metadata og fysiske eller elektroniske dokumenter. De skal ikke tolkes som ufravikelige datamodeller tilsvarende de som er definert i de mer tekniske spesifikasjonene i Noark 4. De konseptuelle modellene i Noark 5 sier noe om hvordan informasjonen prinsipielt skal organiseres. De vil også være utgangspunktet for definisjonen av datastrukturer ved elektronisk kommunikasjon, integrasjon med andre systemer, migrering fra et system til et annet og for avlevering.

<ARKIVSTRUKTUR NOARK 5>

Overordnet skisse¹ av den konseptuelle modellen for Noark 5:

Nivåene for MAPPE og REGISTRERING er bygd ut ved hjelp av spesialisering av klassene.

Den arkivstrukturen som er skissert gjennom den konseptuelle modellen i dette kapitlet utgjør hovedstrukturen i Noark 5 og vil gjelde for de fleste ’sakarkiver’.

Forenklet struktur

I noen fagsystemer kan det være behov for en forenklet struktur i forhold til sakarkiver. Dersom det i et fagsystem (f.eks. et tegningsarkiv) ikke er noe behov for å gruppere registreringer i mapper, kan mappenivået utgå. Likeledes kan nivået dokumentbeskrivelse utgå dersom en registrering alltid kun består av ett eneste dokument, og dersom dette dokumentet ikke vil forekomme i andre registreringer.

Ordning av dokumentene i et klassifikasjonssystem er heller ikke obligatorisk for fagsystemer. Dersom klassifikasjonssystemet tas med, skal det likevel være mulig å utelate mappenivået. Dette betyr altså at registreringer kan knyttes direkte til en klasse.

Det understrekes at en slik forenklet struktur kun vil være aktuelt for noen få fagsystemer. Det må ikke forstås slik at klassifikasjonssystem, mapper og dokumentbeskrivelse kan utelates fra løsninger som er rettet mot sakarkiver. Mange fagystemer, f.eks. fagsystemer som inneholder korrespondanse, vil dessuten ha behov for samme fullstendige arkivstruktur som sakarkiver.

Hvis man ser på oppbyggingen av arkivstrukturen i de forskjellige konseptuelle modellene for hvert nivå i arkivstrukturen, vil man se at det ligger en forenklet struktur innebygd gjennom bruk av beskrankninger som ’enten/eller’. Dette gir mulighet til å etablere et arkiv uten å måtte bruke nivåene for Mappe og/eller Dokumentbeskrivelse.

F

Definisjon av de enkelte nivå /arkivelementene ligger i de respektive kapitlene for arkivnivået.

4.2.2Arkiv og Arkivdel

Dette kapitlet omhandler krav til arkiv og arkivdeler. Det er delt opp i tre underliggende kapitler: Arkiv, Underarkiv og Arkivdel.

Forskjellige virksomheter vil ha forskjellig behov her. Moreq2 har ikke noe som tilsvarer arkiv og arkivdel, her er det klassifikasjonssystemet som håndterer all gruppering av dokumenter på de øverste nivåene. Men i Noark 5 må både arkiv og arkivdel være obligatorisk. Dette skyldes både hensynet til bakoverkompatibilitet med Noark 4, og at viktig funksjonalitet er knyttet til arkivdel.

K

Det er i enkelte tilfeller behov for et ekstra nivå mellom arkiv og arkivdel. Det er særlig for fysiske arkiver innenfor kommunesektoren at det er helt avgjørende å kunne dele opp arkiver i flere (fysiske) deler. Dette er løst ved å innføre såkalte underarkiv i den konseptuelle modellen. Underarkiv er en hierarkisk struktur innenfor arkivet og kan således defineres i flere nivåer. I praksis vil det vanligvis være ett nivå.

Arkiv

Et arkiv består av dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet, dvs dokumenter som mottas eller produseres av en enkelt arkivskaper og samles som resultat av dennes virksomhet. En Noark-base kan omfatte ett eller flere arkiver.

Arkivdel

En vilkårlig definert del av et arkivet hvor alt materiale er inndelt og ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp som primærnøkkel. Vil ofte være definert identisk med arkivserie, men behøver ikke være det.

Arkivskaper

En organisatorisk enhet eller en person som danner arkiv som ledd i sin virksomhet. En arkivskaper kan være et offentlig organ, en bedrift, en organisasjon, en institusjon, en stiftelse etc. eller en del av en slik enhet. Et offentlig organ kan være én arkivskaper og dermed ha ett arkiv (sentralarkiv), eller det kan ha flere arkivskapere (avdelinger, etater etc.) som skaper hver sitt arkiv (underarkiver).

Skjerming

Skjerming benyttes til å skjerme registrerte opplysninger eller enkeltdokumenter. Skjermingen

trer i kraft når en tilgangskode påføres den enkelte mappe, registrering eller det enkelte

dokument.

(Se eget kapittel: Sikkerhet og tilgangsstyring)

Bevaring og kassasjon

Koder som angir vedtak om kassasjon. Kassasjonsvedtak bestemmer hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.

(Se eget kapittel: Bevaring og kassasjon)

Klassifikasjonssystem

(se eget kapittel: Klassifikasjonssystem og Klasse)

4.2.2.1 Arkiv

Arkiv

Arkiv er det øverste nivået i arkivstrukturen. De fleste brukere vil bare ha behov for å opprette ett arkiv i sin Noark 5-løsning. Men det skal være mulig å opprette flere arkiver. Det kan være aktuelt dersom flere organer deler samme løsning. Det kan også være aktuelt dersom en hel etat deler samme løsning. Her kan da f.eks. hovedkontoret og hvert distriktskontor settes opp med hvert sitt arkiv. Men ved elektronisk arkivering er det heller ikke noe i veien for at hele etaten deler samme arkiv.

Arkivskaper

Tradisjonelt har et arkiv blitt definert etter organisasjon. Ett organ skaper ett arkiv, dvs. organet er arkivskaperen. Men elektronisk informasjonsteknologi har ført til at det blir stadig vanligere at flere arkivskapere sammen skaper ett arkiv. Arkivet vil da være definert etter funksjon, ikke organisasjon².

I en Noark 5-løsning skal det altså være mulig å knytte en eller flere arkivskapere til et arkiv. Informasjon om arkivskapere er obligatorisk i avleveringsuttrekk.

Metadata for Arkiv

Merknad

1. Refereransen til barn vil alltid gå til den arkivenheten som er direkte underordnet gjeldene arkivenhet. I dette tilfelle kan altså referanseBarn enten referere til et underarkiv eller et delarkiv.

Metadata for arkivskaper

Merknad

1. Arkivskaper er obligatorisk, og kan forekomme en eller flere ganger i arkiv.

Krav til Arkiv

4.2.2.2 Underarkiv

Ved fysisk arkivering kan ett organ ha plassert dokumentene på flere forskjellige steder, f.eks. knyttet til avdelingene som skaper dokumentene. Dette gjelder særlig for organer med komplekse strukturer som for eksempel kommunene. I en Noark 5-løsning skal det være mulig å dele arkiver opp i underarkiver for de brukere som har behov for det³.

Ved elektronisk arkivering er det neppe behov for underarkiv.

Underarkiv fremkommer i den konseptuelle modellen som en egenrelasjon i Arkiv. Det vil si at Arkiv kan bygges opp i et hierarki (eier-medlemstruktur). I de aller fleste tilfeller dreier dette seg om ett nivå som ligger mellom Arkiv og Arkivdel. Delarkiv er ikke obligatorisk i arkivstrukturen.

Metadata for Underarkiv

Se ’Metadata for Arkiv’

Krav til Underarkiv

4.2.2.3 Arkivdel

Et arkiv skal kunne deles opp i arkivdeler når en har behov for å gruppere arkivet etter overordnede kriterier. De viktigste kriteriene for oppdeling i arkivdeler er:

• Skille mellom aktivt arkiv og avsluttede arkivperioder. Viktige funksjoner i forbindelse med periodisering og produksjon av avleveringsuttrekk er knyttet til dette.

• Skille mellom mapper (saker) som skal periodiseres etter forskjellige prinsipper. Mange ønsker f.eks. å beholde personalmapper i et aktiv arkiv så lenge en person er ansatt.

• Skille mellom saker som er klassifisert etter forskjellige prinsipper. Dette er mest aktuelt ved fysisk arkivering hvor f.eks. saksmapper og personalmapper oppbevares på forskjellig sted. Ved elektronisk arkivering vil inndeling i forskjellige klassifikasjonssystemer ivareta dette behovet.

• Skille mellom elektronisk arkiv og fysisk arkiv. Hovedregelen er at hele mapper enten skal være fysiske eller elektroniske. Men det kan gis dispensasjon fra denne regelen, slik at enkelte registreringer kan være fysiske og andre elektroniske i samme mappe. Dersom et stort vedlegg (f.eks. en trykksak) ikke er blitt skannet, kan også fysiske dokumenter forekomme sammen med elektroniske dokumenter i samme registrering (journalpost).

• Skille mellom sakarkivet og andre typer arkiver, f.eks. arkiver tilknyttet fagsystemer. Noen vil ha behov for et klart skille mellom de administrative sakene og fagsakene. Det vil også være et behov for å skille ut møtedokumenter.

• Skille mellom dokumenttyper som skal bevares og dokumenter som skal kasseres.

Metadata for Arkivdel

Merknad

1. referanseRegistrering vil forekomme sjelden, men kan være aktuell dersom arkivdelen f.eks. brukes til å skille fysisk og elektronisk arkiv.

2. Antall referanser til mappe kan bli svært høyt. Men når referansene går begge veier, dvs. både fra mappe til arkivdel og fra arkivdel til mappe, vil avleveringsuttrekket bli mer robust enn om referansene hadde gått bare en vei.

3. Referanse til registrering vil være aktuelt dersom arkivdel brukes til å styre bevarings- og kassasjonsvedtak for bestemte registreringstyper (dokumenttyper).

Krav til Arkivdel

4.2.3Klassifikasjonssystem og Klasse

Klassifikasjonssystem

Moderne arkivteori legger vekt på at klassifikasjonssystemet skal være funksjonsbasert. En virksomhet vil typisk utøve et bestemt antall funksjoner. Disse er ofte stabile over tid, men funksjoner kan overføres fra en virksomhet til en annen. Et eksempel på en slik overføring er når saksområder flytter fra et departement til et annet, noe som ofte skjer i forbindelse med et regjeringsskifte. En virksomhet vil vanligvis bare ha et fåtall hovedfunksjoner, men noen av disse kan deles opp i underfunksjoner.

Funksjoner kan deles inn i aktiviteter. I motsetning til en funksjon, har en aktivitet en begynnelse og en slutt. En aktivitet har også deltakere, og den fører til et resultat. Dersom en aktivitet stadig gjentar seg, tilhører den en prosess.

Aktiviteter kan ofte deles opp i forskjellige trinn. Dersom disse trinnene involverer to eller flere parter, snakker vi gjerne om en transaksjon. Det er transaksjoner som skaper arkivdokumenter (records).

Dette hierarkiet av funksjoner, underfunksjoner og aktiviteter skal gjenspeiles i et funksjonsbasert klassifikasjonssystem. Stort sett vil dette tilsvare det som kalles "emnebasert" klassifikasjon. Men det er litt feil å snakke om emne her. Et emne sier noe om hva et objekt inneholder, mens en funksjon sier noe om hvorfor et objekt har blitt til.

Det er mange grunner til å organisere et arkiv etter et funksjonsbasert klassifikasjonssystem:

• Dokumenter som har blitt til som resultat av de samme aktivitetene blir knyttet sammen. Dette tilfører dokumentene viktig kontekstuell informasjon.

• Gjenfinning av mapper og dokumenter forenkles.

• Kan styre tilgangen til dokumentene. Bestemte klasser kan f.eks. inneholde dokumenter som må skjermes.

• Kan være et utgangspunkt for bevaring og kassasjon. Det er i dag allment akseptert at kassasjonsvedtak bør baseres på virksomhetens funksjoner og aktiviteter, og ikke på dokumentenes innhold (makrokassasjon).

Den andre hovedtypen av klassifikasjonssystemer er objektbasert klassifikasjon. "Objektene" vil ofte være personer, men kan også være virksomheter, eiendommer o.l. I motsetning til funksjonsbaserte klassifikasjonssystemer, er objektbaserte systemer ofte flate - dvs. de består av bare ett nivå.

Klasse

Et klassifikasjonssystem er bygd opp av klasser. Ved funksjonsbasert (emnebasert) klassifikasjon vil klassene vanligvis inngå i et hierarki, hvor tre eller fire nivåer er det vanlige. I den konseptuelle modellen er undernivåene kalt underklasser, og fremkommer som en egenrelasjon i Klasse⁴.

ISO 15489 anbefaler at klassene beskriver organets funksjoner og aktiviteter (forretningsprosesser). Øverste nivå vil da typisk beskrive hovedfunksjonene, nivå to kan beskrive underfunksjoner og nivå tre prosessene (dvs. aktiviteter som stadig gjentas).

Klassene skal ha en egen identifikasjon som er unik innenfor klassifikasjonssystemet. Dette tilsvarer det som er kalt ordningsverdi eller arkivkode i Noark 4. Identifikasjoner fra overordnede klasser skal arves nedover i hierarkiet, slik at det er lett å si hvilket nivå en befinner seg på⁵.

Ved objektbasert klassifikasjon med bare ett nivå, kan identifikasjonen f.eks. være fødselsnummer eller gårds- og bruksnummer.

Det skal være mulig å klassifisere en saksmappe med mer enn en klasse, dvs. med en eller flere sekundære klassifikasjoner. Dette muliggjør da bruk av sekundære arkivkoder og mangefasettert klassifikasjon, f.eks. K-kodene som brukes i mange kommuner. I den konseptuelle modellen for Mappe er dette illustrert med en egen klasse. Men all arv av metadata kan kun gå gjennom den primære klassifikasjonen.

Klassene vil ofte legges inn før en Noark 5-løsning tas i bruk. Men det skal også være mulig for autoriserte brukere å opprette nye klasser. Det er særlig aktuelt ved objektbasert klassifikasjon. Klasser skal også kunne avsluttes, slik at det ikke lenger er mulig å knytte nye mapper til dem.

Arkiver uten klassifikasjon

Klassifikasjon skal være obligatorisk for sakarkiver. Men dersom den indre kjernen integreres med bestemte typer fagsystemer, bør det være mulig å opprette arkivstrukturer uten klasser og klassifikasjonssystemer. Det vil da kun være arkiv og arkivdel som strukturerer dokumentene på de øverste nivåene.

Konseptuell modell for Klassifikasjonssystem

<Konseptuell modell for Klassifikasjonssystem / klasse>

Nøkkelord

Nøkkelord, stikkord eller nøkkelord for å gjenfinne dokumenter. Et nøkkelord sier noe om hva et objekt inneholder.

Bevaring og kassasjon

Koder som angir vedtak om kassasjon. Kassasjonsvedtak bestemmer hvilket arkivmateriale som skal fjernes fra arkivet, og tilintetgjøre dette.

(Se eget kapittel: Bevaring og kassasjon)

Klassifikasjonssystem

Klassifikasjonssystemet beskriver strukturen for mappene i én eller flere arkivdeler.

Klasse

Tabell over klasser tilhørende et klassifikasjonssystem. En klasse vil normalt bestå av en klasseID, som angir tillatte verdier i klassifikasjonssystemet og en klassetittel, som er en tekstlig beskrivelse av emnet.

Skjerming

Skjerming benyttes til å skjerme registrerte opplysninger eller enkeltdokumenter. Skjermingen

trer i kraft når en tilgangskode påføres den enkelte mappe, registrering eller det enkelte

dokument.

(Se eget kapittel: Sikkerhet og tilgangsstyring)

Metadata for Klassifikasjonssystem

Metadata for Klasse

Krav til Klassifikasjonssystem og Klasse

4.2.4Mappe

I forhold til hovedstrukturen er mappenivået i modellen bygd ut ved hjelp av spesialisering. Derfor er navn på de konseptuelle klassene i dette nivået definert mer etter sitt bruksområde.

En mappe grupperer dokumenter som på en eller annen måte hører sammen. Helst bør dokumentene i en mappe utgjøre en instans (dvs. en utførelse) av en aktivitet, med en definert begynnelse og slutt. Et eksempel på dette er enkeltsaker i et sakarkiv. En slik sak kan f.eks. omhandle et spørsmål som er til behandling, og dokumentene i saken vil da utgjøre behandlingsforløpet for dette spørsmålet. Slike saker vil ofte starte med en søknad eller henvendelse utenfra, og ende med et vedtak.

Men av og til er det naturlig å gruppere dokumentene i en mappe etter andre kriterier. I noen tilfeller legges alle dokumenter som omhandler et objekt i én mappe, f.eks. personalmapper. Slike mapper kalles også dossiermapper. I andre tilfeller kan det være naturlig å legge alle dokumentene som tilhører samme prosess (dvs. gjentakelse av samme type aktivitet) i samme mappe. Dette vil ofte dreie seg om svært rutinemessige aktiviteter, hvor hver aktivitet kanskje bare skaper ett dokument. I sakarkiver er dette kjent som samlemapper eller samlesaker.

Måten innholdet i en mappe grupperes på, vil avhenge av klassifikasjonssystemet. En trenger kanskje ikke egne personalmapper dersom klassifikasjonssystemet er objektbasert. Dersom mappene grupperes på objekter eller prosesser, vil ofte klassifikasjonssystemet være på et overordnet nivå. Dokumentene som skapes i et bestemt prosjekt kan samles i en prosjektmappe (med undermapper), men det er sannsynligvis bedre å definere prosjektet i klassifikasjonssystemet og gruppere mappene etter instanser av aktiviteter.

Mapper skal ha en egen identifikasjon som er unik innenfor et og samme arkiv. Noark 5 stiller ingen krav til hvordan denne koden skal se ut. Når det gjelder saksmapper, anbefales det at en forsetter med samme mal som i tidligere versjoner av Noark-standarden - dvs. en kombinasjon av årstallet da mappen ble opprettet og et fortløpende seksjonsnummer innefor året, f.eks. 2008/12345.

Mappetyper

Noark 5 åpner for en fleksibel bruk av mapper. Grunnen til dette er at det skal være mulig å innpasse dokumenter som mottas og skapes i de fleste typer fagsystemer i den indre kjernen. Dette må i en del tilfeller gjøres på en enklere måte enn det som var mulig i Noark 4.

En sak i Noark 4 utgjør en bestemt mappetype i Noark 5. Dersom et system basert på Noark 5 bare skal brukes for sakarkiver, er det ikke noe i veien for å bruke begrepet "sak" i alle grensesnitt mot brukerne, på samme måte som en er vant til fra Noark 4. Men i denne standarden er mappe det generelle begrepet for arkivenheten på dette nivået.

(Mappe kan dessuten brukes som oversettelse av det tilsvarende begrepet i Moreq2 - File).

Basismappe

Utgangspunktet for alle mapper i Noark 5 er en basismappe. Denne inneholder de grunnleggende metadata som må være med som et minimum. Men det er heller ikke alle metadata i en basismappe som er obligatoriske. Metadata om bevaring/kassasjon og skjerming hører til i basismappen, men er ikke obligatoriske dersom det ikke foreligger bevarings- og kassasjonsvedtak, eller metadata ikke skal skjermes. En basismappe kan danne utgangspunkt for en mappe i et fagsystem. En del fagsystemer vil nok trenge ekstra metadata i tillegg til basismappen, men i denne versjonen av Noark 5 blir bare basismappen og saksmappen spesifisert.

Undermapper

Det skal være mulig å opprette et mappehierarki av undermapper (spesifisert som egenrelasjon i Baismappen). I de fleste tilfeller vil ett nivå med undermapper være nok, men Noark 5 åpner også for flere nivåer med slike mapper. Dette vil først og fremst være aktuelt for fagsystemer. Innholdet i undermapper vil vanligvis grupperes etter innhold, og ikke etter aktiviteter. Mange fagsystemer grupperer dokumenter etter type, f.eks. fakturaer, ordrer, korrespondanse osv. I en mappe med møtedokumenter, kan de f.eks. grupperes etter delegerte saker, referatsaker, interpellasjoner osv.

Arv fra en Klasse vil alltid gå til mappen på det øverste nivået.

Konseptuell modell for Mappestrukturen

<Konseptuell modell for Mappenivået>

Saksmappe

I denne versjonen av Noark 5 er det i tillegg til Basismappe definert en spesialisering kalt Saksmappe, som tilsvarer en ’sak’ i Noark 4. Saksmappen skal inneholde metadata fra basismappen i tillegg til egne metadata. En saksmappe er bakoverkompatibel med en sak i Noark 4, men har en del nye metadata som er valgfrie. For saksarkiver er det obligatorisk å bruke en saksmappe.

Det er mulig å lage en rekke andre spesialiserte mappetyper med utgangspunkt i saksmappen. Mange av disse er kjent også fra systemer basert på Noark 4: ansettelsessak, byggesak, møte/utvalgssaker, delingssak, plansak, landbrukssak osv.

Noen av disse sakstypene vil trenge ekstra metadata og vil i de kommende versjoner av Noark 5 bli spesifisert som spesialiseringer av Basismappe.

Møtemappe

Modul for møtebehandling dekker en rekke funksjoner knyttet til saksbehandling i kollegiale organer som styrer, råd, utvalg m.v. Møtebehandling krever en del ekstra funksjonalitet og metadata (spesialisering av Basismappe) og dette er dokumentert i eget kapittel: Møte- og utvalgsbehandling.

Administrativ enhet

Organisatorisk enhet, f.eks. etat, avdeling, seksjon, sekretariat, sektoradministrasjon eller kontor. Alle Saksmapper i arkivmodulen bør knyttes opp mot en administrativ enhet.

(Se eget kapittel: Administrativ struktur).

Arkivdel

(Se eget kapittel: Arkiv og arkivdel).

Basismappe (Mappe)

I denne detaljerte skissen av den konseptuelle modellen for mappenivået, går vi bort fra det generelle ’mappe-begrepet’ og opererer med spesifikke navn/spesialiseringer av mappetypene.

Utgangspunktet for alle mapper i Noark 5 er en basismappe. En Mappe utgjør en Sak i Noark 4 og en File i Moreq 2. Basismappen inneholder de grunnleggende metadata som må være med som et minimum for å håndtere strukturen.

Bevaring og kassasjon

(Se eget kapittel: Bevaring og kassasjon).

Nøkkelord

Nøkkelord, stikkord eller nøkkelord for å gjenfinne dokumenter. Et nøkkelord sier noe om hva et objekt inneholder.

(Se eget kapittel: Nøkkelord).

Journalenhet

Journalenhet er navnet på den organisatoriske enheten som har ansvaret for organets journalføring. Andre navn som brukes er journalførende enhet. Etter hvert som digitale arkiv brer om seg, vil det kanskje bli mindre behov for å registrere journalenhet. Dette vil derfor ikke lenger være obligatorisk i Noark 5. Men det skal fremdeles være mulig å sette journalenhet på en mappe eller en registrering, og dette skal inngå som metadata ved avlevering.

Klasse

(Se eget kapittel: Klassifisering).

Sekundærklassering

Inneholder én eller flere dekkende arkivkoder eller ordningsverdier fra klassifikasjonssystemet (arkivnøkkelen) for et saksdokument.

Møtemappe

(Se eget kapittel: Møte- og utvalgsbehandling)

Forenklet registrering

(Se eget kapittel: Registrering).

Presedens

(Se eget kapittel under Saksbehandling: Presedens).

Sakspart

(Se eget kapittel under Saksbehandling: Sakspart).

Saksmappe

Saksmappe er en spesialisering av Basismappe. En Saksmappe inneholder metadata vedrørende saker.

Skjerming

(Se eget kapittel: Sikkerhet og tilgangskontroll (Skjerming))

Metadata for Basismappe

Merknad

1. Dette er metadata som er felles for alle mappetyper.

Metadata for Saksmappe

Saksmappe er en utvidelse av Basismappe slik at metadata for basismappe inngår i saksmappe, følgende metadata kommer i tillegg:

Metadata Sakspart

Sakspart er definert i eget kapittel; Se Saksbehandling, Sakspart

Krav til Mappestrukturen

Merknad: Når det skrives ’Mappe’ gjelder kravet for Basismappe samt alle spesialiseringer av Basismappe.

Saksmappe

Metadata Møtemappe

Møtemappe er definert i eget kapittel; Se Møte- og utvalgsbehandling.

4.2.5Registrering

En aktivitet kan deles opp i flere trinn som vi kaller transaksjoner. En transaksjon innebærer strengt tatt at minst to personer eller enheter må være involvert, og det vil kanskje ikke alltid være tilfelle. Vi bruker likevel begrepet transaksjon generelt for alle trinn en aktivitet kan deles opp i. Det er transaksjoner som genererer arkivdokumenter, og arkivdokumentet er dokumentasjon på at transaksjonen er utført.

Det er ikke slik at alle trinn i et aktivitetsforløp nødvendigvis behøver dokumenteres. I offentlig korrespondansebasert saksbehandling, vil typiske transaksjoner være: en søknad kommer inn, saksbehandler vurderer søknaden og skriver forslag til et vedtak, vedtaket godkjennes av leder og et svarbrev sendes ut. I slike tilfeller må i alle fall den første og siste transaksjonen dokumenteres. Det er som oftest nødvendig å dokumentere saksbehandlerens overveielser underveis til vedtaket.

Ved utviklingen av fagsystemer for standardisert saksbehandling, er det viktig at de forskjellige transaksjonene identifiseres og at de sentrale transaksjonene genererer dokumenter som kan fanges opp av den indre kjernen.

Registreringer skal ha en egen identifikasjon som er unik innenfor et og samme arkiv. Noark 5 stiller ingen krav til hvordan denne koden skal se ut. Når det gjelder journalposter, anbefales det at en forsetter med samme mal som i tidligere versjoner av Noark-standarden. Identifikasjonen fra mappenivået arves, og registreringene nummereres fortløpende innenfor mappen, f.eks. 2008/ 12345-1.

Registreringstyper

På samme måte som Noark 5 er fleksibel når det gjelder mappenivået, er standarden også fleksibel når det gjelder registreringsnivået. Det er ikke alle fagsystemer som trenger like mye metadata på dette siste nivået.

Basisregistrering

Det blir spesifisert en egen registreringstype kalt basisregistrering. Denne inneholder de grunnleggende metadata som må være med som et minimum i alle registreringer, og som kan brukes som et utgangspunkt for fagsystemer som ikke inneholder korrespondanse. Det er ikke alle metadata i en basisregistrering som er obligatoriske. Metadata om bevaring/kassasjon og skjerming hører til i basisregistrering, men er ikke obligatoriske dersom det ikke foreligger bevarings- og kassasjonsvedtak, eller metadata eller dokumenter ikke skal skjermes. En basismappe kan danne utgangspunkt for andre mappetyper for spesialiserte fagsystemer.

I fysiske sakarkiver har det vært vanlig å legge dokumenter som ikke er journalføringspliktige - men som likevel er arkivpliktige (ikke underlagt arkivbegrensning) - inn i saksomslaget uten at dette ble registrert i journalen. Tilsvarende funksjonalitet bør også være mulig i et elektronisk arkivsystem. Her må dokumentene nødvendigvis bli registrert, men dette skal skje på en automatisk måte og med minst mulig metadata. Denne typen dokumenter skal ikke kunne søkes fram etter innhold, og de skal heller ikke inngå i den ordinære identifikasjonen (nummereringen) av journalposter. Men de skal kunne inngå i avleveringsuttrekk dersom de er bevaringsverdige, og det må være mulig å skjerme dem internt. I Noark 4 ble dette kalt "loggede dokumenter". I Noark 5 spesifiseres dette som en egen registreringstype kalt forenklet registrering. En forenklet registrering inneholder enda færre metadata enn en basisregistrering.

Journalpost

En journalpost i Noark 4 utgjør en bestemt registreringstype i Noark 5. En journalpost representer en "innføring i journalen". Journalen er en kronologisk fortegnelse over inn- og utgående dokumenter, og eventuelt også interne dokumenter knyttet til saksbehandlingen. En registrering representer en generell "innføring" i alle typer arkivsystemer, også de som ikke inneholder korrespondansebaserte dokumenter.

Registreringstypen journalpost er obligatorisk for sakarkiver. Alle journalføringspliktige dokumenter i offentlig forvaltning skal registreres som journalposter og inngå i et sakarkiv.

Dersom et system basert på Noark 5 bare skal brukes for sakarkiver, er det ikke noe i veien for å fortsette og bruke begrepet "journalpost" i alle grensesnitt mot brukerne, på samme måte som en er vant til fra Noark 4. Men i denne standarden brukes registrering som en generell betegnelse på arkivenheter som dokumenter transaksjoner. (Dessuten er registrering beslektet med det tilsvarende begrepet i Moreq - Record).

Konseptuell modell for Registreringsnivået

<Konseptuell modell for Registreringsnivået>

Metadata for Forenklet registrering

Dette er metadata som er felles for alle registreringstyper.

Merknad

1. referanseDokumentbeskrivelse må brukes dersom registreringen består av mer en ett enkeltdokument.

2. ReferanseArkivdel kan brukes for å styre bevaring og kassasjon av bestemte registreringstyper.

3. ReferanseDokumentobjekt betyr at arkivenheten dokumentbeskrivelse utelates. En slik struktur er bare aktuelt i fagsystemer hvor alle registreringene kun består av ett dokument, og hvor et og samme dokument bare er knyttet til en registrering.

Tilleggsmetadata for basisregistrering

I tillegg til metadataene fra Forenklet registrering, skal en basisregistrering inneholde følgende:

Tilleggsmetadata for journalpost

I tillegg til metadata fra forenklet registrering og basisregistrering, skal en journalpost inneholde følgende:

Metadata om Korrespondansepart

Metadata for korrespondansepart skal grupperes inn i metadata for journalpost. Korrespondansepart er obligatorisk, og kan forekomme en eller flere ganger i en journalpost.

Metadata for saksansvar

Metadata for saksansvar skal grupperes inn i metadata for journalpost. Ved organinterne dokumenter som skal følges opp, er det behov for å gruppere informasjon om saksansvar fordi det kan forekomme flere ganger. Saksansvar er obligatorisk, og kan altså forekomme en eller flere ganger i en journalpost.

Metadata for avskrivning

Metadata for avskrivning inngår i metadata for journalpost.

Metadata for elektronisk kommunikasjon

Metadata for elektronisk kommunikasjon inngår i metadata for journalpost

Metadata for Dokumentflyt er dokumentert i kapittel 6.6. Dokumentflyt

Krav til Registreringsnivået

4.2.6Dokumentbeskrivelse og Dokumentobjekt

Dokumentbeskrivelse

Et dokument er et objekt som kan behandles som en enhet, uavhengig av hva det inneholder. For å understreke dette kan vi bruke begrepet enkeltdokument. En registrering som dokumenter en transaksjon, vil vanligvis bestå av bare ett enkeltdokument. Dokumentbeskrivelsen inneholder metadata for enkeltdokumenter.

Men i noen tilfeller kan registreringen bestå av flere dokumenter. Det vanligste er et hoveddokument med vedlegg, hvor hoveddokumentet og hvert av vedleggene utgjør hvert sitt enkeltdokument.

I brukergrensesnittet bør det være mulig å skjule nivået dokumentbeskrivelse. Fagsystemer som aldri vil inneholde registreringer med mer enn ett enkeltdokument behøver ikke nivået i det hele tatt. I modellen er dette løst ved å legge inn en direkte referanse mellom Registrering og Dokumentobjekt.

Kassasjon

Det skal være mulig å foreta bevaring og kassasjon også på dette nivået, f.eks. med utgangspunkt i dokumenttyper. Det skal også være mulig å skjerme enkeltdokumenter, f.eks. kan hoveddokumentet være offentlig, mens vedlegget skjermes.

Noark 4

I Noark 4 var det ikke tillatt at et dokument ble knyttet til flere journalposter som hoved-dokument (men det kunne være hoveddokument i en journalpost og vedlegg i en annen). Denne begrensningen er opphevet i Noark 5.

Dokumentobjekt

Dokumentobjekt er det laveste metadatanivået i arkivstrukturen. Et dokumentobjekt skal referere til en - og kun en - fil. Denne fila inneholder en byte stream som representerer et elektronisk dokument. Dersom dokumentet er arkivert i flere versjoner, må vi ha et dokumentobjekt for hver versjon. Hver versjon av dokumentet kan dessuten lagres i flere forskjellige formater, og da må det i tillegg opprettes egne dokumentobjekter for hvert format. I noen tilfeller kan det også være aktuelt å lage varianter av enkelte dokumenter. Den mest vanlige varianten vil være et "sladdet" dokument hvor taushetsbelagt informasjon er fjernet slik at varianten kan være offentlig tilgjengelig. Dokumentobjektet vil inneholde mer tekniske metadata enn de andre arkivenhetene.

Det som fremstår som et dokument (en avgrenset enhet) for brukerne, kan være lagret som flere filer i systemet. Et vanlig eksempel er et HTML-dokument med tilknyttet grafikk, hvor de enkelte grafikkelementene er lagret som separate filer. Det er fullt tillatt å lagre dokumenter på denne måten i en aktiv løsning basert på Noark 5. Men ved eksport for avlevering må det enkelte dokument (dvs. versjoner og varianter av dokumenter) være representert som en enkelt fil. Dette stiller krav til hvilke avleveringsformat som kan brukes.

Konseptuell modell for Dokumentbeskrivelse og Dokumentobjekt

<Konseptuell modell for Dokumentbeskrivelse og Dokumentobjekt>

Metadata for Dokumentbeskrivelse

En dokumentbeskrivelse kan være knyttet til mer enn en registrering, og ved avlevering vil metadata bli duplisert for hver tilknytning.

Bevaring og kassasjon mangler i Noark 4 for dette nivået, men er tatt med her fordi kassasjon f.eks. bør kunne knyttes til dokumenttype.

Metadata for sletting av dokumenter

Metadata for sletting av dokumenter skal grupperes inn i metadata for dokumentbeskrivelse dersom sletting skyldes kassasjon. Ved sletting av versjoner, produksjonsformat og varianter skal metadata grupperes inn i metadata for dokumentbeskrivelse. (Dersom sletting også omfatter metadata, kan det grupperes inn som metadata for arkivdel. Alle arkivenheter som er underordnet arkivdelen, vil da være slettet. )

Dokumentlink

Metadata for tilknytning mellom Registrering og Dokumentobjekt. Fordi et dokument skal kunne knyttes til mer enn en registrering, er det nødvendig med følgende ekstra metadata. Ved avleveringsuttrekk vil disse metadata slås sammen med dokumentbeskrivelsen. Metadata for dokumentbeskrivelse vil i avleveringsuttrekket dupliseres for hver gang dokumentbeskrivelsen forekommer i uttrekket.

Merknad

1. Her tas det ikke med noen referanse til dokumentbeskrivelsen. Men hvis tilknytningen mellom registrering og dokumentbeskrivelse realiseres med en egen tabell for dokumentlink i databasen, må selvfølgelig denne referansen tas med.

Metadata for Dokumentobjekt

Merknad

1. Referansen til registrering vil bare være aktuelt ved fagsystemer hvor en registrering alltid bare inneholder ett dokument, og hvor ett dokument bare kan være knyttet til en registrering.

Metadata for konvertering

Metadata for konvertering til godkjent arkivformat skal grupperes i metadata for dokumentobjekt.

Krav til Dokumentbeskrivelse og Dokumentobjekt

4.2.7Fellesfunksjonalitet til arkivstrukturen

4.2.7.1 Nøkkelord

Det skal være mulig å føye ett eller flere nøkkelord til en klasse, en basismappe eller en basisregistrering. Nøkkelord må ikke blandes sammen med fasettert klassifikasjon basert på emneord. Mens klassifikasjonen skal gi informasjon om dokumentets kontekst (hvilken funksjon som har skapt dokumentet), skal nøkkelordene si noe om dokumentets innhold. Hensikten med nøkkelord er å forbedre søkemulighetene for en klasse, mappe eller registrering.

Konseptuell modell for Nøkkelord

<Konseptuell modell for Nøkkelord>

Nøkkelord

Nøkkelord eller stikkord for å gjenfinne dokumenter. Et nøkkelord sier noe om hva et objekt inneholder.

Metadata for Nøkkelord

Krav til Nøkkelord

4.2.7.2 Kryssreferanser

Dette er en referanse på tvers av hierarkiet i arkivstrukturen. Referansen kan gå fra en mappe til en annen mappe, fra en registrering til en annen registrering, fra en mappe til en registrering og fra en registrering til en mappe.

Kryssreferansen vil også omfatte utvidede klasser (spesialiseringer). I og med at Kryssreferanser knyttes til Basismappe og Basis registrering, vil det si at Referanser også knyttes til alle utvidelsene (spesialiseringer) under disse (Saksmappe, Møtemappe og Journalpost, Møteregistrering).

Konseptuell modell for Kryssreferanser

< Referanser i arkivstrukturen>

Metadata for kryssreferanse

Metadata for kryssreferanse skal grupperes inn i metadata for klasse, basismappe eller basisregistrering. Kryssreferanse er valgfritt, og kan forekomme en eller flere ganger

Referansen kan gå fra en klasse til en annen klasse, fra en mappe til en annen mappe, fra en registrering til en annen registrering, fra en mappe til en registrering og fra en registrering til en mappe. Kryssreferansen vil også omfatte spesialiseringer. En kryssreferanse kan derfor gå fra en møtemappe til en saksmappe.

Krav til Kryssreferanser

4.2.7.3 Merknader

En eller flere merknader skal kunne knyttes til en basismappe, basisregistrering eller en dokumentbeskrivelse. Merknader skal brukes for å dokumentere spesielle forhold rundt saksbehandlingen og arkivering av dokumenter, og denne informasjonen skal tas med i avleveringsuttrekk.

Når det gjelder godkjenning av dokumenter på flyt, finnes det et eget metadataelement for merknader - se kapittel 6.6 Dokumentflyt.

Konseptuell modell for Merknader

<Merknader i arkivstrukturen>

Metadata for Merknad

Metadata for merknad skal grupperes inn i metadata for basismappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse. Merknad er valgfritt, og kan forekomme en eller flere ganger.

Krav til Merknad i arkivstrukturen