Vedlegg til Noark
5
versjon 2.0
Metadatakatalog
Metadatakatalogen i Noark 5 har tatt utgangspunkt i tilsvarende spesifikasjoner (egne vedlegg) i Moreq2, samt i Requirements for Electronic Records Management utarbeidet av The National Archives i England (TNA). Disse to har mye til felles, men det er også en del forskjeller på hvilke metadata som er tatt med. Metadata i Moreq2 bygger på ISO 23081 Records Management Processes - Metadata for Records, mens TNA har tatt utgangspunkt i Dublin Core. Moreq2 har nok en mer teoretisk tilnærming til sine spesifikasjoner enn TNA, som har arbeidet praktisk med metadata til Records Management i flere år.
Ved utarbeidelsen av metadata i Noark 5 er det tatt utgangspunkt i attributtlistene i Noark 4. Det er gjort forsøk på å identifisere de attributtene i Noark 4 som utgjør metadata, og ta med disse videre i Noark 5. I tillegg har Dublin Core gitt noen viktige føringer. Et eksempel er at tittel og beskrivelse finnes som to forskjellige metadataelementer for de fleste arkivenheter. I Noark 4 har det på saks- og journalpostnivå bare vært ett felt: sakstittel og dokumentbeskrivelse. I Noark 5 videreføres disse to feltene som tittel, mens det altså også skal være mulighet for en mer omfattende beskrivelse dersom det er ønskelig. Et annet eksempel på et tillegg som følger av Dublin Core, er at det skal være mulig med nøkkelord både for mappe, registrering og dokumentbeskrivelse. Antall datoer er også økt. I Noark 5 vil det f.eks. bli skilt mellom mottattDato, opprettetDato og arkivertDato.
Navn på metadataelementer
Navnene er obligatoriske ved avlevering og utveksling. Internt i systemet og i grensesnittet kan helt andre navn brukes. I skjermbilder for sak- og arkivsystemer som er en videreføring av Noark 4, bør f.eks. saksnummer og dokumentnummer fremdeles brukes i stedet for mappeID og registreringsID.
· Navnene skal settes sammen av vanlige norske begreper, og være så selvforklarende som mulig.
· Navnene skal skrives som ett sammenhengende ord med norske bokstaver.
· Navnene skal ikke inneholde tall, mellomrom eller andre spesialtegn.
· Navnene skal begynne med liten forbokstav.
· Dersom navnet er satt sammen av flere grammatikalske ord, skal alle etterfølgende ord begynne med stor forbokstav (camelCase).
Hovedprinsipper for spesifisering av metadataelementer i
Noark 5
· Metadatalementene gis en entydig identifikasjon: M etterfulgt av et tresifret nummer.
· Metadatene i katalogen grupperes etter innhold, se nedenfor. Hver gruppe har sin nummerserie, og det er god plass til å føye til ekstra metadata ved senere versjoner.
· Metadata blir bare spesifisert én gang, selv om det samme elementet vil kunne forekomme i mange forskjellige arkivenheter.
· Det oppgis i hvilke arkivenheter de forskjellige elementene forekommer. Dersom det oppgis at et element forekommer i en mappe eller registrering, betyr det at de forekommer i alle spesialiseringer av basismapper og basisregistreringer. Oppgis det at de forekommer i saksmappe eller journalpost, trenger de ikke forekomme i basismappe eller basisregistrering.
· Obligatorisk/valgfri oppgis for hvert metadatalement. Merk at en gruppe metadata godt kan være valgfri, men hvis gruppen forekommer kan enkelte av metadataelementene i gruppen være obligatoriske.
· Alle arkivenheter skal inneholde en entydig systemidentifikasjon
· Arkivenhetene klasse, mappe og registrering skal også inneholde en logisk identifikasjon (f.eks. "saksnummer")
·
Alle referanser oppgis begge veier. Referanser
som er rent hierarkiske, dvs. fra arkiv til arkivdel, og fra klassifikasjonssystem til dokumentsbeskrivelse skal
angis som to forskjellige typer: referanseForelder
og referanseBarn
Grupper av metadata
M001-M019: Identifikasjon
M020-M049: Kjernemetadata (jf. Dublin Core)
M050-M079: Status
M080-M099: Typer
M100-M199: Datoer
M200-M299: Referanser
M300-M369: Arkiv- og saksbehandlingsfunksjonalitet
M370-M399: Møtebehandling
M400-M449: Korrespondanse
M450-M499: Bevaring og kassasjon
M500-M579: Skjerming og gradering
M580-M599: Brukeradministrasjon og administrativ oppbygning
M600-M659: Logging av hendelser
M660-M679: Logging av arbeidsflyt
M680-M699: Logging av endringer
M700-M799: Tekniske metadata
Referanse
til kravnummer
Referanse fra
metadataelement til kravnummer er foreløpig ikke tatt med i tabellene nedenfor.
Dette vil komme i en senere versjon av Noark 5.
Identifikasjon
|
Nr |
M001 |
Navn |
systemID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Entydig identifikasjon av arkivenheten innenfor et IT-system. Systemidentifikasjonen vil som oftest være en nummerisk kode uten noe logisk meningsinnhold. Identifikasjonen vil vanligvis ikke være synlig for brukerne. |
||||
|
Arkivenhet |
Alle |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres |
||||
|
Kommentarer |
Alle referanser fra en arkivenhet til en annen skal peke til arkivenhetens systemidentifikasjon. Systemidentifikasjonen behøver ikke være identisk med primærnøkkelfelter i databasen, men kan f.eks. genereres automatisk når eksportuttrekket produseres. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M002 |
Navn |
klasseID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Entydig identifikasjon av klassen innenfor klassifikasjonssystemet. Andre klassifikasjonssystemer innenfor samme IT-system, kan inneholde en eller flere av de samme identifikasjonene. Identifikasjonen kan være rent nummerisk, men kan også være alfanumerisk og ha et logisk meningsinnhold. |
||||
|
Arkivenhet |
Klasse |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk ved opprettelsen av en klasse, kan også registreres manuelt |
||||
|
Arv |
En klasse arver (aggregerer) identifikasjonen fra alle overordnede klasser. |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres |
||||
|
Kommentarer |
Eksempel på klasseID og tittel i tre nivåer fra statens arkivnøkkel (emne-/funksjonsbasert klassifikasjonssystem): 2 Stillinger og personell 2.3 Lønn og pensjon 2.3.6 Arbeidsgiveravgift Ved personbasert klassifikasjonssystem, kan f.eks. fødselsnummer og navn utgjøre klasseID og tittel. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M003 |
Navn |
mappeID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Entydig identifikasjon av mappen innenfor det arkivet mappen tilhører. Andre arkiver innenfor samme IT-system, kan inneholde en eller flere av de samme kodene. Koden kan være rent nummerisk, men kan også bygges opp av f.eks. årstall og sekvensnummer. |
||||
|
Arkivenhet |
Mappe |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet etter interne regler |
||||
|
Arv |
Arves nedover og aggregeres med M004 registreringsID |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres |
||||
|
Kommentarer |
Det anbefales at identifikasjon for saksmapper bygges opp på samme måte som "saksnummer" i Noark 4, dvs. ved en kombinasjon av "saksår" og "sekvensnummer". |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M004 |
Navn |
registreringsID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Entydig identifikasjon av registreringen innenfor arkivet. Andre arkiver innenfor samme system kan inneholde den samme koden. Koden kan være rent nummerisk, men kan også bygges opp av f.eks. årstall og sekvensnummer. |
||||
|
Arkivenhet |
Registrering, men ikke forenklet registrering. |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet etter interne regler |
||||
|
Arv |
M003 mappeID arves og aggregeres |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres. Ved flytting til en annen mappe, kan endring av registreringsID likevel være aktuell. |
||||
|
Kommentarer |
Det anbefales at identifikasjon for journalposter bygges opp av "saksår"+"sekvensnummer" og "dokumentnummer" som i Noark 4. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M005 |
Navn |
versjonsnummer |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Identifikasjon av versjoner innenfor ett og samme dokumentet. |
||||
|
Arkivenhet |
Dokumentobjekt |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk når en ny versjon arkiveres |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Versjonsnummer gjelder bare arkiverte versjoner. Annen versjons-håndtering ligger i komplett Noark, og genererer ikke metadata som er tatt med her. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M006 |
Navn |
arkivskaperID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Unik ID for arkivskaperen |
||||
|
Arkivenhet |
Arkiv |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet eller ved produksjon av avleveringsuttrekk |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Kan være organsisasjonsnummer (Brønnøysundregistrene) eller annen identifikasjon avtalt med arkivdepotet |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M007 |
Navn |
dokumentnummer |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Identifikasjon av dokumentene innenfor en registrering |
||||
|
Arkivenhet |
Dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Dokumentnummeret avgjør i hvilken rekkefølge dokumentene vises i brukergrensesnittet |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M008 |
Navn |
møtenummer |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Rekkefølgenummer for møter som et utvalg har avholdt |
||||
|
Arkivenhet |
Møtemappe |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M009 |
Navn |
løpenummer |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Rekkefølgenummer for journalposter |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet når nye journalposter opprettes. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Det anbefales at løpenummer bygges opp av "journalår" og "sekvens-nummer" som i Noark 4. Metadataelementet styrer bl.a. sorteringsrekke-følgen i rapportene "Offentlig journal" og "Løpende journal". |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M010 |
Navn |
sakspartID |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Unik ID for en sakspart |
||||
|
Arkivenhet |
Sakspart |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt når sakspart opprettes. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Kan være personnummer eller annen type ID. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
Kjernemetadata (jf. Dublin Core)
|
Nr |
M020 |
Navn |
tittel |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Tittel eller navn på arkivenheten |
||||
|
Arkivenhet |
Alle unntatt forenklet registrering og dokumentobjekt, forekommer også i presedens |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt eller automatisk fra arkivdokumentet. Kan også arves fra klassen, eller hentes automatisk ved integrasjon med fagsystem |
||||
|
Arv |
Ja |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres etter at enheten er lukket, eller dokumentene arkivert |
||||
|
Kommentarer |
For saksmappe og journalpost vil dette tilsvare "Sakstittel" og "Dokumentbeskrivelse". Disse navnene kan beholdes i grensesnittet. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M021 |
Navn |
beskrivelse |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Tekstlig beskrivelse av arkivenheten |
||||
|
Arkivenhet |
Alle unntatt forenklet registrering og dokumentobjekt, forekommer også i arkivskaper og presedens |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Tilsvarende attributt finnes ikke i Noark 4 (men noen tabeller hadde egne attributter for merknad som kunne brukes som et beskrivelsesfelt) |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
|
Navn |
nøkkelord |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
Mange |
||
|
Definisjon |
Nøkkeord eller stikkord som beskriver innholdet i enheten |
||||
|
Arkivenhet |
Klasse, mappe, registrering - men ikke forenklet registrering |
||||
|
Kilde |
Registreres vanligvis ved oppslag fra liste. Kan også registreres automatisk på grunnlag av dokumentinnhold eller integrering med fagsystem |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Nøkkelord brukes for å forbedre mulighetene for søking og fremfinning. Nøkkelord skal ikke erstatte klassifikasjon. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M023 |
Navn |
arkivskaperNavn |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på organisasjonen som har skapt arkivet |
||||
|
Arkivenhet |
Arkiv |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved opprettelsen av arkivet eller ved produksjon av avleveringsuttrekk. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Nr |
M024 |
Navn |
forfatter |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
Mange |
||
|
Definisjon |
Navn på person (eller eventuelt organisasjons) som har forfattet eller skapt dokumentet. |
||||
|
Arkivenhet |
Registrering - men ikke forenklet registrering, dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet, automatisk fra innholdet i dokumentet eller manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
Er ikke obligatorisk for journalpost, der er M307 saksbehandler obligatorisk. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M025 |
Navn |
offentligTittel |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Offentlig tittel på arkivenheten, ord som skal skjermes er fjernet fra innholdet i tittelen (f.eks. erstattet med ******) |
||||
|
Arkivenhet |
Mappe og registrering - men ikke forenklet registrering. |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
|
||||
|
Betingelser |
Obligatorisk dersom tittelen inneholder ord som skal skjermes, jf. M504 skjermingMetadata |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
Status
|
Nr |
M050 |
Navn |
arkivstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til arkivet |
||||
|
Arkivenhet |
Arkiv |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt når arkivet opprettes eller ved skifte av status. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Ingen obligatoriske verdier. Anbefalte verdier: · "Opprettet" · "Avsluttet" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M051 |
Navn |
arkivdelstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til den arkivperioden som arkivdelen omfatter |
||||
|
Arkivenhet |
Arkivdel |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt når arkivdelen opprettes eller ved skifte av status. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Aktiv periode" · "Overlappingsperiode" · "Avsluttet periode" · "Uaktuelle mapper" Skal bare kunne endres av autoriserte personer |
||||
|
Kommentarer |
Obligatorisk når arkivdeler brukes for periodisering |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M052 |
Navn |
saksstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til saksmappen, dvs. hvor langt saksbehandlingen har kommet. |
||||
|
Arkivenhet |
Saksmappe |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings-funksjonalitet, eller overstyres manuelt. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Under behandling" · "Avsluttet" · "Utgår" Skal bare kunne endres av autoriserte personer |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M053 |
Navn |
journalstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til journalposten, dvs. om dokumentet er registrert, under behandling eller endelig arkivert. |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk gjennom forskjellig saksbehandlings-funksjonalitet, eller overstyres manuelt. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Journalført" · "Ferdigstilt fra saksbehandler" · "Godkjent av leder" · "Ekspedert" · "Arkivert" · "Utgår" Skal bare kunne endres av autoriserte personer. |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M054 |
Navn |
dokumentstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til dokumentet |
||||
|
Arkivenhet |
Dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Valgfrie verdier: · "Dokumentet er under redigering" · "Dokumentet er ferdigstilt" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M055 |
Navn |
møteregistreringsstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Status til møteregistreringen |
||||
|
Arkivenhet |
Møteregistrering |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Valgfrie verdier, eksempler: · "Ferdig behandlet av utvalget" · "Utsatt til nytt møte i samme utvalg" · "Sendt tilbake til foregående utvalg" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M056 |
Navn |
presendensstatus |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Informasjon om presedensen er gjeldende eller foreldet |
||||
|
Arkivenhet |
Saksmappe eller journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved foreldelse |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Gjeldende" · "Foreldet" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
Typer
|
Nr |
M080 |
Navn |
mappetype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type mappe |
||||
|
Arkivenhet |
Mappe |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet, kan overstyres manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Basismappe" · "Saksmappe" · "Møtemappe" Andre typer vil bli definert senere. Brukerne skal også kunne opprette egne mappetyper. |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M081 |
Navn |
registreringstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type registrering |
||||
|
Arkivenhet |
Registrering |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet, kan overstyres manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Forenklet registring", · "Basisregistrering" · "Journalpost" · "Møteregistering" Andre obligatoriske typer vil bli definert senere. Brukerne skal også kunne opprette egne registreringstyper. |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M082 |
Navn |
journalposttype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type journalpost |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk av systemet eller manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Inngående dokument" · "Utgående dokument" · "Organinternt dokument for oppfølging" · "Organinternt dokument uten oppfølging" · "Saksframlegg" Brukerne skal kunne opprette egne typer |
||||
|
Kommentarer |
Tilsvarerer "Noark dokumenttype" i Noark 4 |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M083 |
Navn |
dokumenttype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type dokument |
||||
|
Arkivenhet |
Dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Ingen obligatoriske verdier. Brukerne kan opprette egne typer etter behov. Aktuelle verdier kan f.eks. være: · "Brev" · "Rundskriv" · "Faktura" · "Ordrebekreftelser" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M084 |
Navn |
merknadstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type merknad |
||||
|
Arkivenhet |
Basismappe, basisregistrering og dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være: · "Merknad fra saksbehandler" · "Merknad fra leder" · "Merknad fra arkivansvarlig" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M085 |
Navn |
møteregistreringstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type møteregistrering |
||||
|
Arkivenhet |
Møteregistrering |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Foreslåtte verdier: · "Møteinnkallelse" · "Saksliste" · "Saksframlegg" · "Vedlegg til møtesak" · <Flere> l Egne verdier kan opprettes ved behov. |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M086 |
Navn |
klassifikasjonstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Type klassifikasjonssystem |
||||
|
Arkivenhet |
Klassifikasjonssystem |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved opprettelse av klassifikasjonssystem |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Ingen obligatoriske typer. Aktuelle verdier kan f.eks. være: · "Funksjonsbasert, hierarkisk" · "Emnebasert, hierarkisk arkivnøkkel" · "Emnebasert, ett nivå" · "K-koder" · "Mangefasettert, ikke hierarki" · "Objektbasert" · "Fødselsnummer" · "Gårds- og bruksnummer" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M087 |
Navn |
korrespondanseparttype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Type korrespondansepart |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres automatisk knyttet til funksjonalitet i forbindelse med opprettelse av journalpost, kan også registreres manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Obligatoriske verdier: · "Avsender" · "Mottaker" · "Kopimottaker" · "Gruppemottaker" · "Intern avsender" · "Intern mottaker" |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M088 |
Navn |
møtesakstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på type møtesak |
||||
|
Arkivenhet |
Møteregistrering |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Foreslåtte verdier: · "Politisk sak" · "Delegert møtesak" · "Referatsak" · "Interpellasjon" l Egne verdier kan opprettes ved behov. |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M089 |
Navn |
slettingstype |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Navn på hvilket objekt som er slettet |
||||
|
Arkivenhet |
Arkivdel, Dokumentbeskrivelse |
||||
|
Kilde |
|
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Foreslåtte verdier: · "Sletting av produksjonsformat" · "Sletting av tidligere versjon" · "Sletting av variant med sladdet informasjon" · "Sletting av hele innholdet i arkivdelen" |
||||
|
Kommentarer |
Siste versjon av et dokument skal vanligvis ikke kunne slettes. Sletting av innholdet i en arkivdel skal bare kunne utføres av autorisert personale. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
Datoer
|
Nr |
M100 |
Navn |
saksdato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Datoen saken er opprettet |
||||
|
Arkivenhet |
Saksmappe |
||||
|
Kilde |
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal kunne endres manuelt inntil saksmappen avsluttes, men ikke til en dato som ligger fram i tiden |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M101 |
Navn |
journaldato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Datoen journalposten er opprettet/arkivert |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato. Oppdateres til M604 arkivertDato når dokumentene som tilhørere journalposten arkiveres. |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal kunne endres manuelt inntil arkivering, men ikke til en dato som ligger fram i tiden |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M102 |
Navn |
møtedato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Datoen når et utvalgsmøte blir avholdt |
||||
|
Arkivenhet |
Møtemappe |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved opprettelsen av en møtemappe |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
|
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M103 |
Navn |
dokumentetsDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfritt |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato som er påført selve dokumentet |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Datoen hentes automatisk fra dokumentet, eller registreres manuelt |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal kunne endres manuelt inntil arkivering |
||||
|
Kommentarer |
Skal
kunne brukes for både inngående og utgående dokumenter |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M104 |
Navn |
mottattDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfritt |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato (og klokkeslett) et eksternt dokument ble mottatt |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for mottak av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering |
||||
|
Kommentarer |
Merk
at mottattDato ikke behøver å være identisk med M600 opprettetDato |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M105 |
Navn |
sendtDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfritt |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato (og klokkeslett) et internt produsert dokument ble sendt/ekspedert |
||||
|
Arkivenhet |
Journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt eller automatisk av systemet ved elektronisk kommunikasjon |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal ikke kunne endres ved automatisk registrering, dato for forsendelse av fysiske dokumenter skal kunne endres inntil arkivering |
||||
|
Kommentarer |
|
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M106 |
|
utlåntDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Valgfri |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato når en fysisk saksmappe eller journalpost ble utlånt |
||||
|
Arkivenhet |
Saksmappe, journalpost |
||||
|
Kilde |
Registreres manuelt ved utlån, det skal ikke være mulig å registrere en dato som ligger fram i tiden |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Utlån skal også kunne registreres etter at en saksmappe er avsluttet, eller at dokumentene i en journalpost ble arkivert |
||||
|
Kommentarer |
Her spesifiseres ingen dato for tilbakelevering. Tilbakelevering kan markeres ved at utlåntDato slettes. Det er ingen krav om obligatorisk logging av utlån av fysiske dokumenter. |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M107 |
Navn |
arkivperiodeStartDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato for starten av en arkivperiode |
||||
|
Arkivenhet |
Arkivdel |
||||
|
Kilde |
Settes automatisk til samme dato som M600 opprettetDato |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal kunne endres manuelt |
||||
|
Kommentarer |
Det kan tenkes tilfeller hvor startdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble opprettet |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
M108 |
Navn |
arkivperiodeSluttDato |
||
|
Obligatorisk/valgfri |
Betinget obligatorisk |
Forekomster |
En |
||
|
Definisjon |
Dato for slutten av en arkivperiode |
||||
|
Arkivenhet |
Arkivdel |
||||
|
Kilde |
Settes automatisk til samme dato som M602 avsluttetDato |
||||
|
Arv |
Nei |
||||
|
Betingelser |
Skal kunne endres manuelt. Obligatorisk dersom arkivdelen er periodisert. |
||||
|
Kommentarer |
Det kan forekomme tilfeller hvor sluttdatoen ikke er identisk med datoen arkivdelen ble avsluttet. Obligatorisk derso |
||||
|
Referanse krav |
|
||||
|
Nr |
|