Forord til Internett-versjonen av Noark-3

Dette er en nettversjon av Noark-3 (Word og PDF), som kom i trykt utgave i 1994. Det er bare foretatt ubetydelige språklige rettelser i forhold til den trykte versjonen.

Noark-3 er ikke lenger gjeldende Noark-standard. Den ble avløst av Noark-4 i 1999 og deretter av Noark 4.1 i 2002. Men avleveringsformatet som ble spesifisert i Noark-3, kapittel 15, er fortsatt gyldig format for avleveringsuttrekk som produseres fra eldre, Noark-3-baserte systemer.

Enkelte mindre justeringer i avleveringsuttrekket fra Noark-3-systemer er imidlertid senere fastsatt i Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket (forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver, kapittel VIII). Disse avleverings­bestemmelsene er publisert av Lovdata på adressen: http://www.lovdata.no/for/sf/kk/xk-19991201-1566.html#map058.

Gjeldende bestemmelser for Noark-3-systemer er fastsatt i avleverings­bestemmelsenes vedlegg 2. Justeringene og presiseringene i forhold til spesifikasjonene i Noark-3 er følgende:

1. Uttrekk skal foretas i henhold til spesifikasjonene i Noark-3, kapittel 15.5.1, alternativ 1. Alternativ 2 er ikke lenger gyldig.

2. Mediet ved deponering eller avlevering skal være CD-R, ikke magnetbånd.

3. To rapporter skal avleveres eller deponeres sammen med tabelluttrekket i elektronisk form: Endelig saksordnet utskrift (jf. Noark-3, kapittel 14.3.4) og Endelig kronologisk journal­utskrift (jf. Noark-3, kapittel 14.3.1). Etter den siste revisjonen av Riksarkivarens avleveringsbestemmelser skal rapportene overføres i dokumentformat, enten som ren tekst (ISO 8859), som PDF-dokumenter eller som XML-dokumenter med vedlagt DTD.

4. Noark-3-spesifikasjonene fra 1994 krever ikke at journalsystemets arkivnøkkel skal inngå i avleverings­uttrekket, men dette er likevel sterkt ønskelig. Arkiv­nøkkel­tabellen bør da ha følgende format: Arkivkode på fast 16 posisjoner og Gruppetekst (kodeteksten) på fast 255 posisjoner. Det skal ikke brukes postskille.

5. Avleveringsliste (jf. Noark-3, kapittel 14.3.2) skal tas ut i elektronisk form når en arkiv­periode er avsluttet, og følge det papirbaserte arkivet når dette avleveres på ordinær måte. Avleveringsliste skal overføres i dokumentformat etter formatkravene i avleverings­bestemmelsene § 5-3 eller i XML-format med vedlagt DTD.

Bruk av konsulentbistand ved fremstilling av Noark-3-uttrekk

Uttrekk fra Noark-3-systemer som er mottatt av Riksarkivet for deponering, har hyppig  inneholdt formateringsfeil, og gjort det nødvendig å kreve ny fremstilling av uttrekk. Test av prøve på avleveringsuttrekk som ledd i (type)god­kjenningen av Noark-systemer ble først innført av Riksarkivaren med Noark-4 i 1999. Også avleverings­formatet for Noark-3-systemer er imidlertid tilstrekkelig presist definert til å unngå feil. Men Noark-3-systemene mangler i større eller mindre grad ferdig tilrettelagte funksjoner for produksjon av avleveringsuttrekk. Forvaltnings­­organene bruker gjennom­gående innleide konsulenter for å fremstille slike uttrekk på individuell basis. En medvirkende årsak til feil har vist seg å være at konsulenter fra samme Noark-leverandør utfører dette arbeidet på ulike måter.

Riksarkivaren vil på denne bakgrunn anbefale at avtaler om slik konsulentbistand inngås med klausul om reklamasjon når uttrekket er feilformatert iht. spesifikasjonene i Noark-3 og avleveringsbestemmelsene.