Elektronisk arkivering

Siden 1960-årene har norsk offentlig forvaltning skrittvis gått over fra rent manuell saksbehandling med dokumenter på papir til datamaskinassistert og delvis automatisert saksbehandling basert stadig mer på digitalt lagrede dokumenter og bakgrunnsopplysninger.

Vi vil på denne og de underliggende sidene orientere om den digitale informasjonens vei fra statsforvaltningens IT-systemer til Arkivverkets langtidslagre for elektronisk arkivmateriale. Underveis gis det lenker til angjeldende lovverk, retningslinjer og veiledninger. Det sies også litt om ansvarsfordelingen i Arkivverket på dette feltet.

En krevende oppgave

På lignende måte som for papirarkiver er Arkivverket pålagt å bevare for ettertiden et betydelig utvalg av den digitale informasjonen som statsforvaltningen årlig produserer i sine databasebaserte journalsystemer, fagsystemer og informasjonsregistre. Informasjonen skal i utgangspunktet være tilgjengelig og utnyttbar i digital form for forskere og andre interesserte også om 100 eller 200 år. Dette er en enormt krevende oppgave. Lederen for Avdeling for elektronisk arkiv i Riksarkivet, Trond Sirevåg, gir en utfyllende drøfting av dette i artikkelen Hvorfor er det så problematisk å bevare elektroniske arkiver? i Arkivmagasinet nr. 2/2000.

Elektronisk arkivdanning

Ved utvikling og innføring av nye IT-systemer i statlige etater og institusjoner har systemenes "historiske dimensjon", dvs. muligheten til å få fram en kronologisk oversikt ("logg") over endringene (innlegging, oppdatering og sletting) i de underliggende databasene, hittil ikke blitt tillagt mye vekt. Dette vil bli gjort i forbindelse med nye "retningslinjer om innmelding og godkjenning av elektroniske arkivsystemer" i statsforvaltningen. Uten loggingsfunksjon dannes elektroniske arkiver fra operative IT-systemer ved å ta ut "tidsbilder" av databasene systematisk én gang pr. år eller sjeldnere, eller når systemene legges ned eller skiftes ut. I elektroniske journalsystemer produseres arkivuttrekk fra databasen ved periodisering. Dette er en av de tingene som spesifiseres i standarden Noark-5, som alle journalsystemer som skal brukes i den norske statsforvaltningen, må følge.
Les mer om elektronisk arkivdanning...

Kartlegging av systemer

I regi av Avdeling for elektronisk arkiv i Riksarkivet er det fra 2001 satt i gang en rekke "bevaringsprosjekter" for enkelte etater og sektorer i Staten. Målet med prosjektene, der både statsarkivene og flere avdelinger i Riksarkivet deltar i samarbeid med etatene selv, er å utarbeide en bevaringsplan og etter hvert en avleveringsplan for elektronisk arkivmateriale i hver enkelt etat/sektor. En viktig del av arbeidet består i kartlegge hvilke datamaskinbaserte systemer den aktuelle etaten/sektoren har eller har hatt i drift siden de tok EDB i bruk. Dette for å vurdere om datamaterialet i systemene er bevaringsverdig eller ikke.
Les mer om systemkartleggingen...

Bevaring og kassasjon

Etter at de ovennevnte prosjektene har skaffet seg oversikt over den aktuelle etatens/sektorens systemer med bevaringsaktuelle data, vil Arkivverkets prosjektmedarbeidere (arkivarer og tilsvarende) i samarbeid med etaten selv ("arkivskaperen") vurdere hvilket datamateriale som bør bevares og hva som kan kasseres. Det utarbeides en bevaringsplan for hver etat/sektor. Dette er et forslag. Riksarkivaren tar den endelige avgjørelsen om bevaring/kassasjon. Til grunn for denne avgjørelsen ligger også kapasitets- og ressursmessige vurderinger. De etatsvise bevaringsplanene skal sys sammen til en overordnet bevaringsplan for elektroniske arkiver i statsforvaltningen. Underveis skal det også utarberides generelle bevarings- og kassasjonsregler som skal være retningsgivende for fremtidig bevaringsvurdering.
Les om Arkivverkets overordnede retningslinjer for bevaring og kassasjon...

Avlevering

Statlig, elektronisk arkivmateriale som det er vedtatt å bevare, skal avleveres til Arkivverket senest når det er 25 år gammelt. Men på grunn av den raske teknologiutviklingen er det ofte både nødvendig og ønskelig fra arkivskaperens side å overføre materialet tidligere. Det er derfor åpnet muligheter for å deponere i Arkivverket elektronisk arkivmateriale som ikke lenger er i bruk/endring hos arkivskaperen. Når materialet er 25 år gammelt, skifter det status fra deponert til avlevert uten at det fysisk endres eller byttes ut. De ovennevnte bevaringsplanene vil typisk spesifisere hvilken informasjon som foreslås bevart fra hvilke systemer. Avleveringsplanen for en bestremt etat eller institusjon vil gå mer i detalj for det materialet som er vedtatt bevart. Det vil her fremgå om f.eks. en database skal avleveres komplett eller som uttrekk av de viktigste tabellene/filene. Det vil også være spesifisert hvor ofte avleveringsuttrekk skal produseres, hvordan dette skal gjøres og på hvilke tidspunkter materialet skal deponeres eller avleveres. Gjeldende avleveringsbestemmelser spesifiserer f.eks. hvilke formater databaseuttrekk og ulike typer elektroniske dokumenter kan overføres i.
Les mer om avlevering...

Mottak og testing

Når elektronisk materiale er blitt overført (deponert eller avlevert) til Arkivverket, sendes det først en mottakskvittering til arkivskaperen. Deretter kontrolleres og kompletteres de tilhørende metadataene, som fortrinnsvis skal utarbeides av arkivskaperen i markeringsspråket ADDMML med programmet Arkadukt. De overførte datafilene testes så mot metadataene og etter en rekke andre kriterier med Riksarkivarens spesialutviklede testverktøy Arkade. Er datasettet i orden, sendes en godkjenningsmelding tilbake til arkivskaperen. Hvis ikke, må arkivskaperen som regel produsere og overføre et nytt, korrigert avleveringsuttrekk eller korrigere de tilhørende metadataene.
Les mer om mottak og testing...

Langtidslagring

Elektronisk arkivmateriale som er testet og funnet i orden, og om nødvendig konvertert (omformatert) til det vedtatte lagringsformatet, blir langtidslagret i Riksarkivets spesialmagasin for elektroniske lagringsmedier. For tiden lagres elektroniske arkiver (både dataene og metadataene sammen) på CD-plater (2 eksemplarer) og på høykapasitets magnetbånd (DLT). Materiale som forventes å bli mye brukt, vil også bli lagret permanent på disk. I forbindelse med lagringen registreres og beskrives også materialet i katalogsystemet Arkimedes. Dette vil senere inngå i den nye versjonen av arkivsystemet Asta.
Les mer om langtidslagring...

Tilgjengeliggjøring

Det er foreløpig svært begrenset med tilgang og brukertjenester på elektronisk arkivmateriale som er avlevert til Arkivverket.
Les mer under Kilder.